Изготвянето на доклад за човешките ресурси изисква познания по всички дисциплини в областта на човешките ресурси, както и разбиране на нуждите на работното място, постиженията и бизнес стратегията. Докладите за човешките ресурси могат да изпълняват същата цел като одита на човешките ресурси. В одит на човешките ресурси, трудовите записи, прогнозите, тенденциите и управлението са основни раздели при определяне на възвръщаемостта на инвестициите в дейностите на отдел „Човешки ресурси“.
Обсъдете с вашия директор по човешките ресурси или главен изпълнителен директор на компанията целта на доклада за човешките ресурси. Определете дали докладът трябва да обхваща една конкретна област, някои или всички функции на отдел „Човешки ресурси“. Попитайте кой ще получи доклада, защото това може да определи какъв тип поверителна информация трябва да бъде разкрита.
Поискайте данни от преброяване на служителите от персонала на информационните системи за човешки ресурси или от ИТ мениджъра. Въз основа на това, което вашият доклад за човешките ресурси обхваща, може да се наложи данните да бъдат сортирани според различни променливи, като например владение и изпълнение, отдел или подразделение, и заплата. Ако изготвяте доклад с цел изследване на вашата политика за заетост на равни възможности, ще бъде необходимо допълнително сортиране на базата на раса, пол, възраст, статут на ветеран и увреждане.
Прегледайте данните на служителите за точност и пълнота. Направете корекции и, ако е необходимо, поискате коригирана версия на доклада за преброяване на служителите. Информацията като позиция на служител, право на заемане на длъжност, раса, пол, назначение на отдела, присъствие и представяне трябва да бъде точна, за да се изготви подробен доклад.
Съберете копия от формуляри за заетост. Затова един всеобхватен доклад за човешките ресурси е насочен към политиките и процесите, следователно, преразглеждането на формуляри, използвани за всеки вид действие по заетостта. Съберете приложения, формуляри за оценка на служителите, документи за оценка на изпълнението, доклади за дисциплинарни и жалби, формуляри за конфиденциална информация на служителите и копие от наръчника на служителите ви.
Съставете очертание на фокусните области. Предложените области включват: законодателство, засягащо промените в доходите на служителите; тенденциите в заетостта, свързани с работната сила в няколко поколения; обучение и развитие за планиране на приемствеността; възможностите за промоционално и професионално развитие, доказано ефективни във вашето работно място; и анализ на оборота на компанията в сравнение с други отрасли и предприятия.
Проведете изследвания за областите, които възнамерявате да анализирате. Четете статии, статистика, списания за данни и търговия за информация относно най-добрите практики за човешки ресурси за всяка област на фокус. Подгответе файл за всяка тема и поставете вашите изследвания и съответна информация за вашето работно място във всеки файл. Организирането на вашите изследвания и данни по този начин улеснява фокусирането върху една тема в даден момент.
Създайте писмен анализ за всяка област на фокусиране - по една област. В идеалния случай вашият анализ ще съдържа обяснение на данните за работното място, сравнение на данните с минали практики и настоящите тенденции в заетостта и препоръка за подобрение във всяка област на човешките ресурси и функциите по заетостта.
Направете въведение във вашия доклад за човешките ресурси. Обяснете целта на доклада, на когото се разпределя докладът и желаните резултати. Напишете проекта си с възможно най-много подробности, но запазете цялото въведение до около три страници. След завършване на доклада обикновено се изготвя добре изградено резюме, подобно на резюмето на бизнес плана. Читателят трябва да може да прочете въведения ви текст и да разбере темата на всеки раздел в доклада.
