Независимо дали продавате джаджи или предоставяте услуги и експертни познания, писмата, изискващи плащане по просрочени сметки, са необходима част от бизнеса. Понякога хората просто трябва да бъдат напомняни за техния дълг. В други случаи клиентите може да избягват целенасочено своите задължения. В първия случай тези писма могат да ускорят плащането на дължимата сума; в последния, те могат да помогнат да се демонстрират стъпките, които сте предприели, преди да потърсите формални усилия за събиране, които могат да ви помогнат да надделите в съда. Във всички случаи писмата трябва да бъдат изготвени ясно, сбито и учтиво, професионално
Посочете дължимото салдо
В уводната част на писмото трябва ясно да се посочи дължимият баланс. Следвайки обикновен поздрав (като „Уважаеми г-н Смит“), отворете писмото, като напомняте на читателя точната сума, която дължите. Използвайте изявление като “Това писмо е да ви напомня за неизплатеното ви салдо, дължимо на ABC Corporation. Нашите записи показват, че сметката Ви е просрочена в размер на $ 56.39. ”Преди да изготвите този раздел от писмото, проверете точната сума, дължима с дължимите Ви сметки. Прикачете копие от неизплатената фактура към писмото и направете препратка към прикачения файл в този раздел.
Опишете допустимите форми на изплащане
В зависимост от естеството на дълга, политиките на вашия бизнес за плащане на сметки и колко бързо бихте искали да възстановите дължимите пари, приемливата форма на плащане е друга важна подробност, която трябва да се посочи ясно. Паричните средства в наличност са очевидно по-бързи от чакането за лична проверка, но в зависимост от сумата може да не е възможно да се изисква погасяване по този начин. По същия начин не всеки бизнес приема кредитни карти, а компаниите могат да приемат картата на един емитент, но не и друга. Във всеки случай, включете изявление като „Плащането може да се извърши с пари в брой, с чек или с кредитна карта. Приемаме Visa или Mastercard. Проверките могат да се извършват в Задължения по сметки."
Ясно посочете краен срок
Не оставяйте искането за краен срок за изплащане да бъде отворено за тълкуване. Използвайте изявление като „Моля, изпратете този баланс в рамките на 10 работни дни или незабавно се свържете с нашия офис, за да извършите плащане по телефона.“ Посочването на краен срок не само повтаря чувството за неотложност за читателя, но и ви дава времева рамка за това кога можете да очаквате плащане и ви позволява да помислите какво да правите след това, ако плащането не се извърши в този прозорец.
Последици за закъснението
Ако има последствия за по-нататъшно забавяне на плащането, ги посочете при затварянето на писмото. Честа последица е инициирането на официални правни действия за възстановяване на сумата в съда. Други последствия могат да бъдат повишаването на спора по-високо в организацията или спиране на услугите. Ако писмото е последно предупреждение, използвайте изявление като „Това е последното известие, което ще получите. Ако не получим пълно плащане в рамките на 10 дни от датата на това писмо, ще търсим всички налични правни средства за възстановяване на този дълг."
