За да станете лидер в индустрията или дори просто да напреднете в кариерата си, трябва да овладеете изкуството на комуникацията или процеса, в който индивидите си взаимодействат, обменят и тълкуват значения. Безсмислено предаване на информация чрез празен chitchat е лесно. Ефективното общуване изисква умения и финес. За да комуникирате успешно, трябва да можете да представяте идеи ефективно, убедително, ясно и сбито.
Как да овладее изкуството на комуникацията в бизнеса
Като основно качество в света на бизнеса, комуникацията може да прекъсне вашата кариера. За да станете лидер в индустрията или дори просто да напреднете в кариерата си, трябва да овладеете изкуството на комуникацията или процеса, в който индивидите си взаимодействат, обменят и тълкуват значения. Безсмислено предаване на информация чрез празен chitchat е лесно. Ефективното общуване изисква умения и финес. За да комуникирате успешно, трябва да можете да представяте идеи ефективно, убедително, ясно и сбито. Комуникацията е успешна само когато изпращачът и получателят разбират съдържанието на информацията, представена по същия начин. Как овладяваш изкуството на общуването?
Разбиране на основните принципи на комуникация Първо, трябва да сте наясно защо общувате и след това да съобщавате вашето съобщение без недоразумения и объркване. Намалете честотата на недоразуменията с ясна, кратка, точна и добре планирана комуникация. Помислете за целите си, тъй като трябва да го формулирате, за да го постигнете. • Какво искате да си спомня аудиторията ви? • Какво искате да предадете? • Какво искате да постигнете?
Второ, трябва да знаете как да изпратите информацията по такъв начин, че да може да бъде правилно декодирана от приемника. Успехът в това зависи от ясното посочване на информацията, но и от предвиждане и елиминиране на всякакви потенциални източници на недоразумения. Ключът: да познаваш аудиторията си. Вашето съобщение се предоставя на отделни членове на публиката, всички от които влизат в процеса на комуникация със собствените си идеи и убеждения, които несъмнено ще повлияят на разбирането му за посланието. Също така е важно да разберете силните и слабите страни на различните комуникационни канали, които включват, но не се ограничават до лично, телефон, електронна поща и текст. Уверете се, че използвате подходящия канал за съобщението си. Например, даването на дълги упътвания по телефона вероятно не е най-ефективният маршрут. По същия начин, нито предоставя отрицателна обратна връзка по имейл. Проверете силните и слабите страни на всички комуникационни канали във връзка с вашето съобщение, за да сте сигурни, че ще изберете канала, който ще предаде съобщението най-добре. Бъдете възприемчиви към обратната връзка от аудиторията си, особено когато общувате лично или по телефона. Обърнете специално внимание както на вербалните, така и на невербалните реакции на вашето послание, за да помогнете, ако аудиторията е разбрала смисъла на представената информация. Друг начин за повишаване на комуникативните ви умения в бизнеса е чрез премахване на всички бариери, които могат да предизвикат недоразумения. Потенциалните бариери пред вашето послание могат да бъдат нищо от прекалено продължително използване на грешен комуникационен канал, дезорганизиране на представянето на информацията, използване на лош вербален и невербален език, предлагане на твърде много информация твърде бързо, неразбиране на културата на аудиторията и не представя опростено и сбито съобщение. В допълнение към тези общи насоки, можете да усъвършенствате уменията си за общуване, като се съсредоточите върху по-общи области на комуникация, като например създаване на ефективни и осмислящи първи впечатления, предаване на правилен невербален език на тялото, ефективно общуване вербално, активно слушане, фокусиране върху развитието на писането умения и изучаване на правилния етикет за комуникация чрез технологични канали.
Създаване на трайно първо впечатление Целта на създаването на трайно първо впечатление е да се създаде комфорт, доверие и връзка с човека, с когото се срещате. Това отнема само един бърз поглед, приблизително три секунди, за да може някой да ви оцени, когато се среща за първи път. Тяхното мнение за вас се формира бързо въз основа на външния ви вид, езика на тялото, поведението, маниерите и начина, по който сте облечени. В бизнеса е изключително важно винаги да създавате впечатление за професионално присъствие. Някои лесни начини да направите силно и ефективно първо впечатление са следните: • Направете приятелски пряк контакт с очите, за да развиете взаимно доверие. • Вдигнете се и седнете изправени, тъй като добрата поза създава мигновено впечатление за компетентност и показва, че ви е удобно в бизнес ситуации. • Поддържайте контакт с очите през треперенето на ръцете и адресирайте лицето по име. • Пристигайте десет до петнадесет минути преди планираното време. • Облечете се подходящо за срещата. Знайте традициите и нормите, тъй като не искате да се появявате в бизнес костюм, когато всички останали са облечени случайни. • Поддържайте чист и подреден външен вид. Направете тридесет секунди бърза проверка преди срещата. • Усмихвайте се с топлина и увереност. • Бъдете любезни и внимателни.
Първите впечатления са за генериране на усещане за професионално присъствие, за да се установи доверие. Използвайте езика на тялото си, за да проектирате подходяща увереност и увереност в себе си, като се изправите високо, топло се усмихвате, за да поставите другите на спокойствие, да правите приятелски контакт с очите, поздравявайки с твърдо ръкостискане, разширявайки учтивостта на всеки, проектирайки истински ентусиазъм и милост и подходящо обличане.
Повторно подчертайте посланието си чрез невербална комуникация Само около седем процента от емоционалното значение в съобщението се състои от действителните думи, а други тридесет и осем процента се предават чрез нашия тон на гласа и интонацията на гласа. Това означава, че петдесет и пет процента от нашето значение в посланията се предава чрез невербална комуникация, която включва изражение на лицето, жестове и поза. Така че, дори когато казвате едно нещо, езикът на тялото ви може да изразява нещо съвсем различно. Разбирани професионалисти използват уменията за невербална комуникация, за да изградят доверие и разбирателство с клиентите и колегите си, като поддържат техния език на тялото последователен и съответстващ на вербалното им послание. За да процъфтявате в света на бизнеса, трябва да се научите не само да предадете посланието си устно, но и невербално. Използвайте невербална комуникация съзнателно и умишлено, за да я направите източник на сила и сила във вашите бизнес взаимодействия. Първо, разберете силните и слабите страни на невербалната комуникация, след което разбийте компонентите и практикувайте въздействащо, последователно и естествено изпълнение, започващо с контакт с очите. Опитайте да започнете със следното: • Проверете входа си в стая. Забелязвате ли, когато влезете в една стая? • Предлагате ли ръката си веднага, когато срещнете някого, независимо от расата или пола? • Постоянно ли осъществявате визуален контакт с другите, когато сте на срещи и по време на разговори? • Смятате ли да манипулирате по един разсейващ начин, който може да възпрепятства способността на някого да се свързва с вас? • Невербалните сигнали изпращате ли ясни и съгласувани с вашето послание? Или хората обикновено са объркани къде стоят те с теб? • Запознати ли сте с реакциите на лицето в различни ситуации?
Нашето физическо присъствие е нещо, което другите забелязват, когато се срещат с нас, така че се уверете, че излъчвате енергия, имате правилна стойка, здраво ръкостискане и правите приятелски контакт с очите. Научете се не само да усъвършенствате първоначалния си език на тялото, но и реакциите си към другите, както и да поддържате безстрастно лице, когато сте ядосани. И накрая, научете се да съчетавате и огледайте, като възприемете маниерите и маниерите на човека или хората, с които взаимодействате.Съчетаването на енергийните нива, изражението на лицето, тона на гласа, лексиката и темпото е най-бързият начин за изграждане на разбирателство в процеса на комуникация. Невербалните сигнали осигуряват контекст за интерпретиране на суровото съдържание на комуникацията, така че трябва да сте сигурни, че вашето вербално и невербално послание остава в синхрон.
Съживяване на вербалната комуникация Личната комуникация винаги ще бъде най-добрият комуникационен канал. Никога не подценявайте стойността на гласовия тон и емоцията, пренасяни през езика на тялото, особено когато критикувате някого или предоставяте отрицателна обратна връзка. Ако не сте съгласен с някого, докато думите ви изразяват вашето несъгласие, вашият тон, поза и контакт с очите могат едновременно да изразяват стойността и уважението си към мнението на другото лице. Докато телефонният разговор е също по-добър канал за комуникация, той все още се намира в далечен разговор. Разчитаме на богатите ястия от невербални сигнали за тълкуване на смисъла зад думите на другите и срещите лице в лице помагат да се компенсират потенциалните бариери, които биха могли да погрешно тълкуват предназначеното послание. Така че, ако някога се съмнявате кой метод да използвате, общуването с лице в лице винаги е най-сигурният и най-ефективен метод за гарантиране на ефективното комуникиране на вашето съобщение. Ако имате трудности да изразите себе си устно, опитайте някои от следните неща, за да подобрите уменията си за устна комуникация: • Гледайте вербалните взаимодействия във вашия офис, за да слушате как хората представят идеите на клиентите си, да чуят тона на гласа и интонацията на гласа, които се използват при представяне идеи и как се обсъждат различията. • Упражнявайте изразяването на идеите си с приятели и семейство и ги критикувайте. Уверете се, че знаете дали те са разбрали това, което се опитвате да предадете или не. • Вземете работа на непълно работно време, за да ви помогне да спечелите увереност да изразявате себе си и да общувате устно с другите. • Използвайте истории, цитати и шеги, за да помогнете да предадете посланието си. • Организирайте своите идеи предварително и подгответе вашето съобщение. • Изберете внимателно думите си. Говорете конкретно, сбито и избягвайте небрежен език. • Бъдете позитивни в отношението и в подбора на думи. • Използвайте ярки езици, примери, останете оптимистични и използвайте различни гласови тонове, за да поддържате аудиторията ангажирана. • Самозалепвате се, за да разберете по-добре своя уникален стил на комуникация.
Овладяването на вербалната комуникация развива личния растеж, както и подобрява бизнес отношенията и взаимодействията. Думите имат силата да създават емоции и да принуждават хората да предприемат желаното от вас действие. Възползвайте се от силата на вербалната комуникация, която да ви помогне да постигнете вашите цели в кариерата.
Знайте силата на активното слушане Докато изразяването на собствените си идеи е важно в общуването, активното слушане на другите е също толкова важно за овладяването на изкуството на комуникацията. Една голяма част от комуникацията ефективно включва слушане успешно. Само около 25-50% от това, което чуваме, всъщност е запомнено, което означава, че трябва да направите съзнателно усилие не само да чуете думите, които някой казва, но и да се опитате да разберете общото послание, което се предава. Не подценявайте силата на мълчанието. Съсредоточете слушането си, като не мислите за това, което ще кажете по-нататък, вместо това направете съзнателно усилие да се концентрирате умствено и да останете физически нащрек. Ставането на активен слушател изисква време, търпение и практика. Използвайте следните елементи по-долу, за да подобрите уменията си за активно слушане. • Фокусирайте вниманието си върху високоговорителя. Внимателно обръщайте внимание на тяхната невербална комуникация. • Покажете, че слушате чрез езика на тялото си, жестове, усмивка и от време на време кимате. • Познайте какво казва другият човек с еднократно кимване или „хм.” • Осигурете позитивна обратна връзка, като парафирате онова, което е казано, задавате отворени въпроси или периодично обобщавате. • Отложете преценката, докато ораторът завърши напълно представянето на своето послание. Не прекъсвайте. • Не позволявайте личните ви филтри, предположения, преценки и убеждения да изкривяват информацията, която чувате. За да се изясни разбирането, обобщете казаното. • Дайте на човека неразделено внимание. Не позволявайте на себе си да се разсейвате от вашата среда.
Слушането е повече от просто изслушване на думите. Активното слушане е свързано с фокусиране върху гласовия тон, селекцията на думи, невербалния език на тялото, интонацията на гласа, не прескачане на заключения и не изкривяване на казаното от нашите собствени възприятия. Активното слушане е да бъдеш обективен и отворен за това, което някой комуникира, без да позволиш на личните ни убеждения да повлияят на посланието. Изградете по-добри бизнес отношения и намалете конфликта в отношенията, като подобрите способността си да общувате чрез активно слушане.
Илюстрирайте разграничението чрез забележително писане
Като по-конкретна форма на комуникация, писмената дума оставя по-малко място за грешки и грешки. В технологично адекватно общество, където писмената комуникация бързо се превръща в предпочитания метод за комуникация, способността да се комуникира ефективно чрез писане е важно умение за усъвършенстване. В днешното работно място работодателите активно търсят хора, които притежават способността да комуникират ефективно чрез писмената дума. И така, как можеш да изгладиш уменията си за писане? • Избягвайте жаргонни думи. • Дръжте се далеч от символите и избягвайте клишета. • Винаги изписвайте правилно имената. • Съхранявайте изреченията кратки и прости. • Корекция, корекция, корекция. • Преразглеждайте документите, докато не станат ясни и кратки. Избягвайте всякаква външна информация. • Уверете се, че документите са логически организирани. • Редактирайте текста си за избор на дума и съкращения. • Използвайте правилната пунктуация и правилната граматика. • Подобрете своя речник, като използвате речник, за да видите значението на непознатите думи. • Прочетете всеки шанс, който получавате. Колкото повече четете, толкова повече разширявате речника си и увеличавате осведомеността си за ефективното писане.
Научете се да разглеждате писането като умение, което трябва непрекъснато да се усъвършенства чрез практика и усилия. Практикувайте ефективно писане всеки шанс, който получавате, дори когато пишете обикновени писма до приятели и семейството си. Писмената комуникация има трайно въздействие и постоянно присъствие, така че винаги внимавайте особено с това, което общувате чрез писане.
Демонстрирайте подходящ етикет в технологичната комуникация Тъй като работното място на двадесет и първи век става все по-разнообразно и по-технологично, вашите комуникационни способности трябва непрекъснато да се усъвършенстват, за да осигурят успех в кариерата. Тъй като старият модел на управление на диктатурата се заменя с управление на участието и по-голямо използване на екипи, старият метод на комуникация, който благоприятства личната или гласова комуникация, се замества с безлични комуникационни методи като имейл, факс и гласова поща. Въпреки увеличеното използване на технологиите за комуникация и въпреки че осигуряват бързо решение за предаване на информация, имайте предвид, че тези методи оставят по-голямо място за недоразумения и конфликти. Опитайте се да съобщавате само фактическа информация чрез тези канали. Запазете цялата комуникация, която включва всякакви емоции, изразени за лични методи като лично или по телефона.
Обвързването на всички заедно Примерните умения за общуване са едни от най-търсените качества в света на бизнеса. Както Робърт Кент, бившият декан на бизнес училището в Харвард, така адекватно обобщи: „В бизнеса комуникацията е всичко.“ Без способността да общуваме ефективно, ние не можем да предаваме точно посланията, да оставяме на другите да знаят какво мислим или чувстваме, изграждане на партньорства, мотивиране на другите или разрешаване на конфликти. Когато се издигате по-високо, професионалните умения за комуникация ще станат по-важни за успеха ви. Успешното общуване се равнява на успешна кариера.
