Надплащането на служител обикновено е резултат от грешка при изчисляването на работната заплата. Като работодател може да се случи надплащане, ако плащате на работника повече часове или заплата, отколкото тя има право, или ако не успеете да направите задължително или доброволно приспадане. И в двата случая можете да коригирате ситуацията.
Консултирайте се с държавното право
В момента, в който откриете грешката, консултирайте се с държавната служба по труда за нейните процедури за събиране на надплатени заплати. Много държави ви позволяват да правите такива приспадания чрез приспадане на заплатите. В зависимост от дължимата сума, можете да удържате плащането за поредица от заплати като еднократна сума. Държавното законодателство обикновено ограничава сумата, която може да задържите в рамките на един платен период. Имайте предвид, че освен задължителните удръжки, държавата не може да ви позволи да правите каквито и да било удръжки от заплатата на служителя без нейното писмено съгласие. Освен това държавата може да ви забрани да направите приспадане, ако това води до спад на доходите на служителя под изискваната минимална заплата.
Уведомление за погасяване
Събирането на изплащането чрез приспадане на работната заплата може да бъде удобно за служителя, особено ако сте направили грешката и служителят вече е похарчил надплащането. Ако откриете грешката скоро след заплащането на служителя и го уведомите незабавно, служителят може да бъде в състояние незабавно да плати надплатената сума. Ако събирате надплатената сума чрез приспадане на работната заплата, уведомете писмено служителя за ситуацията и включете подробности за надплащането, като например, когато е настъпило надплащането, сумата, когато ще се извърши приспадането на всяка заплата и сумите за приспадане. Дайте на служителя други възможности за плащане, като личен чек, паричен превод или пари в брой. Ако писменото съгласие на служителя е необходимо, за да се направи приспадането и служителят откаже, можете да се опитате да възстановите надплатената сума, като заведете дело в съда срещу служителя.
Корекции на заплатите
Когато събирате надплатената сума, трябва също така да коригирате съответно записите за заплатите на служителя. Например, ако надплатите заплата от 200 щ.д. за определен период на плащане, направете корекцията като отрицателна, така че да е извадена от годишните доходи на служителя и нейните W-2 ще бъдат правилни за данъчни цели. Когато надплатите на служителя, данъците и удръжките, свързани с надплатената сума, също се изваждат от нейното заплащане. Софтуерът за заплати автоматично коригира записа на работната заплата на служителя, когато въведете надплатената сума като отрицателна. Ако не използвате софтуера за заплати, разберете ръчно разликата между първоначалните й удръжки и това, което трябваше да бъдат. Разликата е надплатената сума на удръжките. Когато извадите надплатената заплата от заплатата на служителя, тя намалява общия доход и коригира удръжките й чрез намаляване на сумите. Ако надплащането се дължи на приспадане, което изобщо не е било взето, коригирайте приспадането като положително, така че да бъде приспаднато от нейния доход.
Надплащане на данъка върху безработицата
От вас се изисква да платите федерален данък за безработицата и държавна такса за безработица до определена сума всяка година за всички служители, на които плащате заплати. Когато плащате на служител и не сте изпълнили годишния лимит на заплатата, това може да доведе до надплащане както на федерален данък, така и на държавен данък върху безработицата. В този случай, съобщите за федерално надплащане на данъка върху безработицата на Службата за вътрешни приходи и посочете надплащане на данъка за безработица на управляващата държавна агенция, за да получите кредит за надплащане.
