Успешните рецепционисти са в състояние да управляват грациозно множество задачи, като в същото време дават положително първо впечатление от своите компании на гостите, посетителите и потенциалните служители. Независимо дали работите в малка фирма за професионални услуги или голяма мултинационална корпорация, подходящите организационни умения могат да бъдат ключът към поддържането на ефективна рецепция. Най-добрите идеи на рецепционистките организации опростяват рутинните задачи и правят гостоприемството по-ефективно.
Ръководства за бързи справки
Създавайте бързи справочници за рутинна информация, като често наричани номера, служебни номера и списъци с разширения на телефона. Ламинирайте тези водачи, за да ги направите лесни за работа и бърза справка. Поставете тези ръководства в организиран файл, когато не се използват активно. Помислете за допълнителни копия от тези ръководства, които да предоставите при поискване. Тези ръководства ще ви направят по-ефективни и ще спомогнат за ускоряване на рутинните задачи като прехвърляне на повиквания.
Ключови срещи
Направете списък на очакваните посетители за деня по време на назначаването. Поставете името на лицето и кого трябва да уведомите при пристигането им. Този списък ще ви позволи да персонализирате вашите приветствени изявления за посетителите. Например, когато пристигне гост, можете да кажете: "Добре дошли, г-н Смит. Г-жа Епс е развълнувана от срещата ви." Този вид поздрав го прави по-добре дошъл и може да помогне за подобряване на резултатите от срещата му. Това персонализирано посрещане е особено полезно за интервюта с служители. Ако потенциалният служител се чувства добре дошъл, тя ще бъде по-спокойна за интервюто си и ще има по-благоприятен поглед за работа в компанията.
График на разрушаване
Уверете се, че разполагате с необходимия резерв, за да покриете задълженията си, когато сте на почивка или имате болнични дни. Направете "измамни листове", които очертават основните задължения и функции, които могат да бъдат дадени на всеки, който ви попълва. Обмислете създаването на официален график, който да върти задълженията за покритие между различните отдели във вашата компания. Тази ротационна система ще ви даде повече контакти с множество части от бизнеса, което улеснява в бъдеще да насочвате въпроси.
Фирмени скрапбуци
Създайте фирмен лексикон, който подчертава положителните новини и фирмените дейности. Изработете тези книги, когато имате престой и ги поставете в зоната за чакане, за да могат посетителите да го прегледат. Тези книги ще осигурят конструктивен начин за посетителите да прекарат времето, докато чакат за назначението си и могат да им помогнат да станат по-запознати с вашата компания по едно и също време. Като държите гостите си заети, ще можете да държите вниманието си на други задачи и телефонни разговори, което увеличава организационната Ви ефективност.
закуски
Поддържайте освежителните напитки в близост до рецепцията. Инсталирайте малък хладилник за съхранение на студени напитки под бюрото или в зоната за чакане. Насладете се на кафе-машина от една чаша, наред със стандартни кафе-продукти като захар и сметана. Поставете табла с печени изделия на рецепцията си или купа с твърди бонбони. С наближаването на тези освежителни напитки можете да осигурите топло посрещане на госта на вашата фирма, без да е необходимо да напускате рецепцията.
