В „Запазване на книгите: Основно водене на записи и отчитане на успешния малък бизнес, Седмо издание“, Линда Пинсън определя дължимите сметки като тези, дължими от дадено дружество на кредиторите за закупени стоки или предоставени услуги. Екипът на специализираните сметки за плащане на сметки използва стандартни набори от процедури за обработка.Тези процедури минимизират режийните разходи, като същевременно максимизират отношенията на доставчиците.
значение
Измамите, злоупотребите и грешките при обработването могат да унищожат бизнеса. От решаващо значение е да се приложат процедури за контрол, за да се намали този риск. Някои общи и ефективни контроли включват: разделяне на задълженията за намаляване на риска от присвояване; официални функции за покупка и насоки за намаляване на риска от присвояване, фалшифициране и грешки; прагове за сума на долара за втори подпис, за да се намали рискът от злоупотреби и грешки; и систематично валидиране на номера на фактурите, за да се намали рискът от дублиращи се грешки при плащанията.
Доставчици
Кредиторите се добавят към базата данни на компанията като доставчици. Тази задача обикновено се възлага на чиновник или финансов чиновник, който не може да генерира плащания.
За да се гарантира, че плащанията се генерират своевременно, доставчиците се насърчават да работят с екипа за плащане на сметки за справяне с проблемите с фактурирането. Свързването с агенти за покупка или отдела за поръчки ще добави закъснения при намирането или разрешаването на неплатени или частично платени фактури.
функция
Доставчиците са инструктирани да изпращат фактури директно в отдела за задължения. Фактурата е подпечатана с времето и часовникът за обработка започва. Ако поръчката за покупка е генерирана за доставка на стоки или услуги, фактурата се съгласува с поръчката за доставка и доказателството за получаване. Мери С. Шефер обсъжда този „трипосочен“ процес в книгата „Задължителни сметки: ръководство за управление на ефективен отдел“.
Ако покупката е направена без поръчка за покупка, тя трябва да отговаря на установените от компанията насоки. Ако указанията са изпълнени, фактурата се препраща на отдел за поръчки за одобрение и подходящо кодиране.
Процедури за изплащане
Аналитикът, който се заплаща по сметки, е упълномощен да генерира плащания. Аналитикът работи усърдно, за да обработва своевременно фактурите, за да гарантира, че те се заплащат своевременно и се правят отстъпки, когато това е възможно. И двете цели водят до възможности за контрол на режийните разходи. Това е особено важно, когато правителствените агенции са наказани за забавени плащания.
Електронните плащания са друг инструмент за спестяване на разходи. Това намалява разходите за хартиени чекове и минимизира измамите за проверка или присвояване. Ако е необходимо да се издаде частично плащане или да се откаже плащане, дължимите от клиента сметки анализират и обясняват обстоятелствата.
Вътрешен одит
Аналитикът, който се заплаща по сметки, гарантира, че плащанията се изплащат съгласно политиката на компанията. Екипът на вътрешния одит на компанията избирателно ще прегледа резултатите от работата на анализатора, като поиска документация за избрана група фактури. Одиторът прави преглед на документацията, за да гарантира, че процедурите за контрол са налице и се следват правилно. Недостатъчните контролни процедури водят до неочаквани загуби. Необходими са допълнително време и разходи за възстановяване на тези загуби.
