План за непредвидени обстоятелства е предложена промяна в стратегическото направление на компанията в отговор на непредвидени събития, които водят до значително различаване на финансовите резултати от очакваното или прогнозираното. Собствениците на предприятия подготвят планове за действие при извънредни ситуации, тъй като признават, че е трудно да се предскаже бъдещето. Справянето с несигурността е част от описанието на длъжността на всеки бизнес собственик.
Защо са необходими планове за извънредни ситуации
По време на планирането компаниите вземат трудни решения как да разпределят ресурсите си, включително капитал, персонал и производствен капацитет. Тези решения се основават на предположения за бизнес средата, в която компанията ще се сблъска през следващата година и след това. Много пъти тази среда се променя след изпълнението на плановете. Конкурентите разработват свои собствени стратегии, за да получат по-голям пазарен дял. Общата икономика може да се обърне нагоре или надолу - понякога внезапно и с малко предупреждение. Стратегическият план на компанията завършва със синхронизация с околната среда и трябва да се направят промени.
Когато планирането при извънредни ситуации е извършено
Много компании подготвят планове за действие при извънредни ситуации по време на тяхното годишно планиране, когато определят стратегическата посока за следващата година и в по-дългосрочен план. Но някои мениджъри се стремят да включат планирането за извънредни ситуации в процеса на вземане на решения през цялата година, като го признават за полезен инструмент за справяне с големи и малки въпроси. По-малък проблем би бил конкурент, който да убеди ключов мениджър да напусне компанията да работи за него. Ако собственикът на фирмата вече е обучен или поне избран, замената ще доведе до минимални смущения в работата на отдела.
Творчески процес
Планирането за непредвидени ситуации изисква творческо стратегическо мислене - способност да си представим какви събития могат да се случат, за да изтласкат компанията от планирания финансов курс. Планирането при извънредни ситуации се нарича също разработване на сценарии „какво, ако“. По време на срещите мениджърите питат как компанията ще реагира, ако се случи някакво събитие. Тези срещи трябва да бъдат открити и свободни, като позволяват всички идеи да бъдат изразявани без критики.
Не винаги е отрицателен
Планирането за непредвидени случаи не трябва да се разглежда като нещо, предназначено единствено за справяне с негативните събития. Той е и инструмент за планиране, за да се възползват от възможностите, които могат да се появят през годината. Пример за това е наличието на капиталови източници, които могат да бъдат използвани за придобиване на конкурент, чиито собственици неочаквано съобщават, че биха желали да продадат.
Ползи
Планирането за извънредни ситуации засилва уменията на мениджърите за стратегическо мислене. Те стават по-запознати с непрекъснато променящата се бизнес среда, в която работи и как тя може да повлияе на успеха на компанията. Наличието на планове за действие при извънредни ситуации позволява по-бърза реакция на неочаквани събития и може да намали вредата за приходите и печалбата. Магазинът на дребно би могъл да накара бизнеса си да бъде прекъснат от ремонти на улици, които затрудняват клиентите да паркират и да идват през главния вход. Магазинът трябва да има план за непредвидени обстоятелства, който бързо да пренареди задния вход, така че клиентите да могат да дойдат по този начин, включително сигнали, които да предупреждават клиентите за промяната.
