Писмо за непредвидени обстоятелства включва плановете и процедурите, които бизнес отделът ще следва, ако се случи нещо, което може да повлияе на операциите на компанията или положително или отрицателно. Писмото обяснява как да реагира на пожар или загуба на данни - или на неочаквано щастие, като голяма поръчка. Докато един цялостен план за непредвидени обстоятелства за целия бизнес може да обхваща множество отдели, писмо за непредвидени обстоятелства се фокусира върху проблемите, с които може да се сблъска отделен отдел, и очертава план за справяне с тези проблеми.
Процеси и задачи
Всеки надзорен орган на отдел трябва да изготви писмо за непредвидени обстоятелства, описващо бизнес процесите, които обработва, и задачите, които контролира. Това писмо трябва да включва всичко, което отделът прави, всеки човек, с когото комуникира, какви резултати предоставя и кога представя резултати. Например, писмото за непредвидени разходи за счетоводен отдел трябва да покаже как счетоводният отдел комуникира с отдел продажби, за да записва вземанията и методите му на комуникация с отдел за покупки, за да следи задълженията по сметки, както и как отделът предоставя месечни отчети за доходите и тримесечни връщане на данъци.
Точки на неизправност
Писмото за непредвидени случаи трябва да включва точките на неуспех във всеки процес. Това са събитията, които могат да нарушат завършването на процес или задача. Точките на неуспех могат да варират от природни бедствия до катастрофални загуби на данни до прости несъответствия между колегите. Писмо за непредвидени обстоятелства, което очертава пропуските в счетоводния отдел, може да включва пропускане на фактури за продажби за седмица или катастрофа на твърдия диск, която изтрива важни финансови отчети.
Вероятност и въздействие
Следващата част от писмото за непредвидени случаи описва вероятността да се появят точките на неизправност и въздействието, което такива точки с неизпълнение ще имат върху операциите. Писмото може да покаже как някои точки с неизпълнение имат голяма вероятност, но представляват минимална заплаха, докато други точки на провал могат да бъдат много малко вероятни, но да доведат до опустошителни последствия. Писмото за непредвидени обстоятелства за автоматизираната система за водене на счетоводна отчетност може да покаже малка вероятност да не се запазят актуалните данни на компанията, но писмото може да покаже и как неуспехът в тази система може да има сериозно въздействие върху операциите на отдела.
План за действие при извънредни ситуации
Писмото за непредвидени обстоятелства ще съдържа план за действие, който очертава стъпките, които отделът ще предприеме, ако възникне проблемна точка, така че отделът може да работи около точката на неуспех, докато изпълнява необходимата задача. Макар че действията, описани в писмото за непредвидени случаи, може да не са най-ефективните или удобни начини за изпълнение на задачата, те си свършат работата. Планът за действие в писмото за непредвидени обстоятелства в счетоводния отдел може да включва стъпки за използване на книги и калкулатор на хартия в случай на загуба на данни от разбития твърд диск.
