В епохата на Интернет и големите корпорации понякога не знаете на кого трябва да се обърнете към вашата кореспонденция. Дори корпоративни или фондационни уебсайтове не винаги са от помощ; често имената на ръководителите на отдели не са изброени или дори не можете да намерите никаква информация, освен корпоративен адрес. Въпреки това, фирмите в цялата страна получават писма всеки ден, дори с мистериозен адрес и без директория на служителите.
Търсене на компанията онлайн. Кликнете върху връзката "Свържете се с нас"; ако тази връзка не е на върха, тя обикновено е в долната част на страницата в малкия списък от допълнителни връзки.
Започнете писмото, като напишете адреса си, без вашето име. Прескочете дадена линия и въведете пълната дата.
Намерете списъка с отдели или контакти и копирайте адреса. Ако не можете да намерите адрес на отдела, използвайте общия адрес на фирмата. Поставете този адрес в писмото си.
Напишете името на лицето и неговия отдел над адреса на компанията в писмото, ако знаете тази информация. Ако нямате име или име на отдела, вземете обосновано предположение за това кой отдел ще ви е необходим. Например, общи отдели в големи компании или фондации включват „човешки ресурси“, „маркетинг“ и „връзки с клиентите“. Дори и да грешите с името на отдела, изброяването на главния отдел ще помогне на рецепциониста да изпрати вашето писмо правилно.
Напишете писмото до "Уважаеми господин / господа. (Фамилия):" ако знаете името на получателя, или "Уважаеми господине:", ако не знаете името на съответния ръководител на отдела. Никога не пишете "На кого може да се отнася:" защото това звучи непрофесионално.
Попълнете останалата част от писмото.
Копирайте целия корпоративен адрес с името на отдела и служителя, ако е приложимо, върху плика.
