Нямате нужда от зелен офис, за да спестите време, енергия и ресурси във вашите бизнес комуникации. Уверете се, че двама души получават едно и също съобщение по най-ефективен начин, като се обръщат към двете в едно и също бизнес писмо.
Когато имате двама адресати
Представете си, че имате интервю за мечтаната си работа. Когато влезете в офиса на мениджъра на наемане, откривате, че интервюто е с двама мениджъри, а не с един. Посрещането само на едно писмо за благодарност след интервюто към двамата мениджъри е много по-лесно от изграждането на две отделни букви. В този случай и двамата мениджъри на наемане получават същото послание - че се интересувате от работата и оценявате времето им. В друг случай бихте могли да отправите бизнес писмо до двама души, които са на различни места, и това е напълно приемливо и дори за предпочитане, когато искате да предадете идентично послание на двамата адресати.
Форматът
Форматът на вашето бизнес писмо до двама души е същият като за едно лице. Горният ред трябва да съдържа датата, а след това две линии са вашето име и адрес за връщане. Пропуснете още два реда и използвайте по един ред за името и заглавието на адресата, адреса и номера на апартамента, следвани от града, щата и ZIP. Когато добавите друго лице, започнете информацията за втория адресат два реда от първия адресат. Винаги проверявайте правописа, заглавието и пощенския адрес на всеки получател - ако трябва, попитайте рецепциониста за точната информация. Много фирми имат специфични пощенски адреси, които могат да се различават от физическото местоположение на компанията.
Подходящият ред
Когато пишете бизнес писмо до двама души, следвайте същия протокол за бизнес представяне. Изброяването на адресатите е лесно, ако пишете на главния изпълнителен директор и мениджър на отдел: името и пощенският адрес на главния изпълнителен директор трябва да бъдат изброени първо, въз основа на организационната йерархия. Ако не знаете съответните им позиции, посочете имената по азбучен ред, като използвате фамилното име на лицето.
Приветствие
Писането на бизнес писмо изисква официален тон, като "Уважаеми г-н Смит" или "Уважаема госпожица Джоунс". Когато пишете на двама души, използвайте множествената форма на г-н, която е господа, например, започнете вашето писмо с "Уважаеми господа Смит и Джаксън". Наблюдавайте и препинателните знаци. Двоеточие след поздрава е официално и запетая е неформална. Разбира се, ако сте на първо име с двамата адресати, използвайте "Скъпа Сю и Джон" със запетая.
Искрено или с уважение?
Затварянето, което избирате за вашето бизнес писмо до двама души, може да зависи и от връзката, която имате с и от вида на бизнеса. "Искрено", "Вашият наистина", и дори "Поздрави", са професионални начини да затворите писмото си, но "Искрено", е широко прието като стандарт и правилно затваряне. Общото военно затваряне е "Много уважение", но ако пишете благодарствено писмо след интервюто, "Благодаря ви за вниманието", добавя хубаво докосване.
