Всички предприятия имат процеси, независимо дали става въпрос за сглобяване на продукт, обработка на плащане с кредитна карта, на борда на служител или проверка за осигуряване на качеството. Понякога тези процеси работят безпроблемно, а в други случаи - не. Управлението на бизнес процесите е система, която придобива вашите процеси и ги привлича в олимпийска форма. Добрата реализация на BPM ще подобри видимостта на вашите процеси, което ще улесни премахването на пречките и ще предотврати дублирането на работата.
Съвети
-
Управлението на бизнес процесите е методология за рационализиране на начина, по който фирмата прави нещата, с цел подобряване на ефективността.
Какво е пример за бизнес процес?
Бизнес процесът е поредица от стъпки, които хората във вашата организация изпълняват, за да постигнат определена цел. Тези стъпки се повтарят много пъти, често от много хора и обикновено по стандартизиран начин. Почти нищо - от разрешаването на искане за почивка до оценката на сортирането, което медицинският персонал изпълнява в спешното отделение - ще се квалифицира като бизнес процес.
Вземете например примера на молба за кредит към банка. За да започне този процес, клиентът ще попълни електронен формуляр за кандидатстване на интернет страницата на банката. Сега колелата на банката започват да се въртят. Първо, банката ще провери дали клиентът е попълнил правилно формуляра. След това заявлението ще премине кредитна проверка. Някой друг може да извърши проверка на дохода, друг екип може да поиска допълнителна документация и може да има други дейности, които да позволят на банката да вземе решение дали да одобри заема.
Ключът е, че процесът е многостранен. Както повечето бизнес процеси, той включва множество стъпки и множество хора и тези хора използват различни инструменти и системи, за да направят нещата. Взети заедно, цялата система е предназначена да преобразува серия от входящи данни (заявлението за заем и оправдателните документи) в желана продукция (решение за одобрение, което се съобщава на клиента).
Какво е управление на бизнес процеси?
Когато вашият бизнес е много малък, бизнес процесите са сравнително лесни за управление. В офиса може да има само няколко души, които изпълняват ежедневни задачи, а всеки има солидна представа за общата картина. Тази ситуация се променя, докато растете. Задачите, които някога са били третирани от един човек, внезапно се раздават между няколко отдела. Хората дублират усилията на другите, задачите попадат в пукнатините и има по-голям потенциал за хората да правят грешки.
Основната цел на управлението на бизнес процесите е да поставят тези хаотични процеси под микроскоп и да разберат как да ги направят по-добри. Най-лесният начин да разберете това е да визуализирате всички дейности във вашия процес като диаграма на стъпките. BPM е дисциплината за формализиране на тези стъпки в по-логичен и последователен работен процес.
Какви са предимствата на управлението на бизнес процесите?
Основната насока на BPM е да ви спести време и пари, като премахнете мазнините в процесите си, като премахване на пречките, премахване на съкращенията и спиране на ненужното дублиране на работата. BPM не е всичко за увеличаване на крайния резултат, но има и други положителни резултати, от които фирмите могат да се възползват:
-
Както служителите, така и мениджърите се възползват от по-ясна дефиниция на техните роли и отговорности, тъй като всички те следват систематичен тръбопровод, за да постигнат нещата.
-
Екипите се обединяват и общуват по-добре, когато всички са на една и съща страница относно резултатите и крайните срокове.
- Има по-малко стрес, защото претоварените служители вече не трябва да посещават последващи срещи или да преговарят едновременно с множество конкурентни задачи.
- BPM подрежда процесите ви с организационни приоритети, така че не губите време за процеси, които добавят най-малко стойност за бизнеса.
- Мениджърите получават по-добра видимост в работния процес, което осигурява полезна следа за одит и спазване на нормативните изисквания.
- Клиентите се възползват от подобрените срокове, което води до по-голяма удовлетвореност на клиентите.
Как действа BPM?
BPM е преди всичко методология. Той се състои от ясна поредица от стъпки и техники, които помагат да се формализира процесът на управление, така че да могат да бъдат идентифицирани и подобрени отпадъците и други неефективности. От многото установени методологии на BPM, някои, като Lean или Six Sigma, са влезли в популярния речник. Общите методологии следват много от същите принципи. Която и методология да изберете, можете да очаквате тя да се съсредоточи върху трите стълба на BPM: процес, хора и технологии.
процес
Основният фокус на BPM е да оптимизира бизнес процесите, така че да са подходящи за целта и да постигат правилните резултати в точното време.
хора
Да се гарантира, че хората вършат правилните неща по правилния начин, е ключът към успешния процес. BPM разглежда задачите, които хората правят и задава такива въпроси като: Чия работа е да изпълнява задача А и в какъв срок? Какво се случва, ако съответното лице пренебрегне проблема? Кой получава предупреждение, когато процесът е заседнал? Това ниво на видимост е от съществено значение, ако искате да изградите ефективност в системата.
технология
За да могат вашите процеси да работят гладко, преходът на задачите трябва да бъде непрекъснат през цялото време. Софтуерът за управление на бизнес процеси е инструментът, който помага за налагането на процеса. Така че, ако стартирате BPM упражнение и дефинирате по-добър процес, технологията може да помогне да се уверите, че процесът се изпълнява по точния начин, по който сте го дефинирали. Основна характеристика на технологията е събирането на данни за ефективността, така че да можете да проследявате показателите, които са от съществено значение за успеха на процеса.
Как проектирате BPM методология?
BPM работи по различен начин в зависимост от вида бизнес, който имате. Така че, преди да започнете да проектирате BPM методология, трябва да прецените какво искате да подобрите, като я приложите. Ако сте организация за услуги, например, може да искате BPM да подобри времето за отговор на клиентите. Компаниите, които произвеждат или конструират продукти, от друга страна, може да търсят по-добра ефективност и производителност на поточната линия или синхронизация с други системи и процеси.
Използвайки тези търговски драйвери като ръководство, всяка методология на BPM ще следва жизнения цикъл на фазите, всеки със свой собствен набор от задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Най-разпространената методология на BPM, DMEMO, следва пет етапа: проектиране, моделиране, изпълнение, наблюдение и оптимизиране.
Първи етап: Дизайн
Фазата на проектиране използва технологията BPM, за да начертае процеса ви, както е сега, преди да преработи работния процес, така че процесът да се изпълнява много по-ефективно. Това, което получавате на екрана, е визуално представяне на потока от работа, така че можете да видите с един поглед къде могат да се намират пречките и дублирането. Идеята е да се създаде възможно най-простият, най-прост работен процес, така че процесът да може да бъде завършен в най-малко време, докато се правят най-малко грешки.
Втори етап: Моделиране
Тази фаза е всичко за тестване на вашия процес, за да видите как работи при различни условия. Мислете за това като за "какво ако" упражнение. Какво ще стане, ако на тази задача сме разпределили двама души? Какво ще стане, ако този служител закъснее да достави продукцията си? Ами ако тази задача беше изпълнена по различен начин? Можем ли да направим допълнителни подобрения?
Трети етап: Изпълнение
След като сте симулирали потока на работа, следващата стъпка е да тествате подобрения процес на място с помощта на работния механизъм на BPM софтуера, за да разпределите всяка задача в процеса на един или повече хора.
Четвърти етап: Мониторинг
Мониторингът е процес на събиране на данни, за да се гарантира, че процесът се изпълнява както очаквате. Използвайки вашата технология, можете да проследявате и една и съща стъпка в един процес - по същия начин, по който да проследявате FedEx пакет - или да агрегирате данните и да видите как се справяте в работния процес като цяло. Разработените на този етап инструменти включват мониторинг на бизнес дейността, табла за управление, инструменти за отчетност и одит.
Етап Пет: Оптимизация
На този етап вашият процес може да не е съвършен. Сега трябва да помислите какво можете да направите, за да оптимизирате процеса. Например, трябва ли да добавите друг ресурс към конкретни области, в които често възникват пречки? Имайте предвид, че оптимизацията не е едно и също събитие. По-скоро трябва да слушате обратната връзка на служителите и клиентите и да правите промени, когато възникнат проблеми. Ако новият процес не подобри опита на заинтересованите страни от услугата, тогава не може да се каже, че е успешен.
Кой извършва управление на бизнес процеси?
Често се налага екип от експерти с ИТ и бизнес познания, за да реализира BPM проект, но наистина зависи от обхвата на проекта, който планирате да изпълните. Ако искате да постигнете няколко бързи победи, като подобрите някои нискорискови, високодоходни процеси в собствения си малък бизнес, тогава трябва да бъде сравнително лесно да получите проект за BPM от земята, подпомаган от малък вътрешен екип и някои качествен софтуер за картографиране на процесите ви.
Един добър начин да започнете е като посетите курс за обучение по управление на бизнес процесите. Едно бързо търсене в Google трябва да покаже някои местни опции или онлайн програма. Много компании избират да поставят своите служители чрез програма за сертифициране на управлението на бизнес процеси, която позволява на ключовия персонал да получи официално обучение по подходящите методики. Институтът за управление на бизнес процеси в момента предлага 30 програми и седем сертификата в различните дисциплини и методологии, свързани с BPM. Проверете уебсайта им за подробности.
Какво е BPM инструмент?
Просто BPM инструмент е софтуерът, който използвате за автоматизиране на изпълнението на BPM. Неговата задача е да даде възможност на Вашата бизнес трансформация, така че да можете да пренесете вашите процеси на нови висоти. Опциите са толкова широки, колкото са дълги, но като цяло ще търсите система с поне следните функции:
- Инструмент за диагностика на визуална обработка: Това ви позволява да моделирате процесите си и да създавате нови работни потоци. Някои инструменти изискват умения за кодиране като начин за прилагане на моделирането; други доставчици предлагат подход с нисък код, който използва система "плъзгане и пускане". Последното може да работи добре, ако нямате хардкор програмист в екипа.
- Управление на табла за управление и контрол на достъпа: Това дава на вземащите решения видимостта за проследяване на напредъка и осигурява сигурност чрез ограничаване на достъпа на информация до определени хора.
- Обработка на грешки: Полезно е да има модул за проверка, който открива и решава грешки и неизправности.
- Интеграция със съществуващ софтуер: Вашето BPM решение ще бъде с ограничена употреба, ако не комуникира с други основни ERP / CRM системи.
- Отчети и анализи: Доброто решение за BPM ще изготвя отчети за такива ключови показатели като отворени позиции, средното време, необходимо за завършване на задачата и колко често даден елемент се пренасочва.
По отношение на специфични инструменти за управление на бизнес процеси, това е доста пренаселен пазар. Някои от големите играчи включват Pegasystems, bpm'online студио, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian и Process Street. Отзивите са лесно достъпни в интернет, а повечето инструменти идват с безплатен 14-дневен пробен период, така че можете да прегледате функциите, преди да направите окончателна покупка.
