Когато пишете доклад, който ще бъде представен на среща, трябва да следвате някои основни насоки, повечето от които вероятно сте научили в училище. Например, трябва да сте сигурни за целта на вашия доклад, трябва да се съсредоточите върху точно определена подтема и трябва да пишете с вашата аудитория.
Предварително се запознайте с образователната и работната среда на участниците в срещата. Това ви помага да разберете колко от темата трябва да обясните. Представете си например, че изготвяте доклад за броя на произшествията на определени кръстовища на града, които ще бъдат представени на следващото заседание на комисията по трафик. Ако трима от петимата членове на комисията имат опит в правоприлагането, няма да се налага да обяснявате фрази като „навигиране на завой“.
Помнете съвета на учителя по английски в гимназията: Не се опитвайте да се справяте с вселената. Пишете за по-малък сегмент от основната си тема. Това прави доклада ви по-лесен за разбиране. Например, "безопасността на пешеходците" може да бъде основната тема за доклада от проучването на трафика, но вашият доклад е ограничен до една част от този въпрос - подобряване на безопасността на две кръстовища.
Уверете се, че сте предоставили достатъчно контекст във Вашето въведение и заключение. Това помага на участниците в срещата да разберат значението на вашите предложения. Например, ако вашият доклад препоръчва наемането на помощни полицейски служители, които да работят в общинския съд, вашето въведение би обяснило дългогодишните борби на общината за компенсиране на увеличаването на извънредния труд на полицейските служители. В заключението ще се повтори как това предложение е само едно от многото, което може да помогне на общината да запълни дупки в бюджета си.
Нека заглавието на доклада посочи дали срещата е планирана за решаване на проблеми или за предоставяне на информация.Например, ако един мениджър е свикал срещата, за да информира членовете на екипа, че продажбите на последното тримесечие са се увеличили, титлата може да е „Продажби от трето тримесечие: въздействието на новите процедури за обслужване на клиенти“.
Докладите обикновено имат за цел да повлияят на нечии действия. Посочете отзивите, които очаквате - и от кого. Например докладът на ръководителя на училище за увеличаване на резултатите от тестовете на студентите може да препоръча на управителния съвет да одобри резолюция, която превръща пилотната учебна програма в постоянна.
