Отчитането на дадена безвъзмездна помощ, получена от вашата организация, е важен аспект на връзката между институцията, която предоставя гранта, и получателя на безвъзмездната помощ. Докладите за безвъзмездни средства предоставят информация за дейностите, извършени в първоначалното предложение за безвъзмездна помощ, нови констатации, капани, успехи и финансови резултати. Да бъдеш честен, ясен и предстоящ в доклада за безвъзмездната помощ помага на институцията, която предоставя гранта, да измери въздействието си и да се поучи от опита на вашата организация. Важно е да докладваме за конкретните резултати и дейности, предложени в първоначалното предложение за финансиране. Отчетите за предоставяне на безвъзмездни средства обикновено включват мотивационно писмо, коригиращ лист, разказ и финансов раздел.
Събиране на информация и делегирани задачи
Когато започвате да пишете доклад за безвъзмездни средства, искате да бъдете абсолютно ясни за спецификите, които сте предложили в предложението за безвъзмездни средства и да сте добре запознати с проекта, финансиран от този грант. Обърнете се към предложението за безвъзмездни средства и писмото за отпускане на безвъзмездни средства.
Преди изтичане на срока на доклада, потърсете помощ от ръководителите на съответните отдели, които трябва да завършите. Например, консултирайте се с финансови и счетоводни отчети за финансовите отчети, програмни служители за теренни доклади, изпълнителен директор за подпис и съобщения за снимки.
Съберете различните материали и ги запазете на върха на пръстите си, докато ги слагате заедно в доклада.
Напишете корицата и разказа
Първата част е заглавна страница и призовава за основна информация за контакт и данни, които ще свържат вашия доклад за безвъзмездна помощ с първоначалното ви предложение за безвъзмездна помощ. Този раздел включва юридическото име на вашата организация, периода от време на проекта, описан в гранта, името на изпълнителния директор или председателя на вашата организация, името на лицето за контакт, което е най-добре запознато с финансирания проект, и доклада за безвъзмездните средства. Също така включвайте пълния си пощенски адрес, телефонни и факс номера, имейл адрес, име на проекта, сума на безвъзмездната помощ, идентификационен номер на безвъзмездната помощ и целта на безвъзмездната помощ. Уверете се, че цялата тази информация съответства на това, което е в първоначалното заявление за отпускане на безвъзмездни средства и писмото за възлагане. В долната част на отчета си поставете идентификационния си номер и номера на страницата на отчета.
В разказната част обяснете как финансирането на проекта е променило вашата общност или живота на хората, на които сте помогнали. Можете да предоставите количествени данни и статистически данни като нива на завършване, нива на доходите или степени. Можете също така да предоставите качествени данни като проучвания, интервюта или истории на лица или семейства, които са се възползвали от вашите услуги.
Кажете на възложителя, ако откриете нещо ново в резултат на безвъзмездната помощ. Обяснете подробно, ако се случи нещо неочаквано, добро или лошо.
Кажете на наредителя, ако сте работили в сътрудничество с други организации и как са се отразили на проекта. Това е важно, защото дарителите целят сътрудничеството между организациите.
Споделете всички поуки, извлечени от проекта. Опишете подробно всички предизвикателства, възникнали по време на вашия проект и как сте ги преодолели. Ако направите това добре, ще спечелите много уважение от дарителя. Те оценяват, когато организациите с нестопанска цел казват, че това е в противовес на захарното покритие на ситуацията.
Нека участникът в гранта знае какви са бъдещите планове за проекта. Включете източниците на финансиране, ако проектът продължи. Обяснете как можете да промените проекта, като се имат предвид новите поуки.
Благодаря на дарителя за щедростта му в инвестирането във вашия проект. Изразявайте благодарността си. Добавете допълнителни уместни коментари.
Включете финанси
Възложителят може да поиска конкретни финансови отчети като приходи, парични потоци и баланс. Подайте заявените отчети за годината на проекта. Обяснете всички екстремни промени във финансовото Ви състояние от момента, в който сте получили гранта до момента, в който докладвате. По-добре е да го посочите и да имате добро обяснение, отколкото да накарате собственика на гранта сам. Бъдете авансови.
Представете подробен отчет за средствата от безвъзмездните средства, изразходвани за конкретните проекти. Подробностите, които предоставяте в този раздел, трябва да съответстват директно на бюджета ви в предложението за безвъзмездни средства.
Ако сте имали неочаквани разходи, включете ги в доклада и ги идентифицирайте като такива. Също така обяснете тези разходи в описателния раздел на доклада за безвъзмездните средства.
Пакетирайте доклада
Включете кратко придружително писмо с подробно описание на съдържанието на доклада, което трябва да включва вашия идентификационен номер. Писмото трябва да бъде от изпълнителния директор на вашата организация или от неговия еквивалент в институцията, която предоставя гранта. Писмото отново трябва да благодари на донора за безвъзмездната помощ. Никога не можеш наистина да благодариш достатъчно.
Редактирайте описанието на гранта с помощта на друг колега. Получете окончателно отписване от финансите за финансовите средства. Уверете се, че шрифтът и тонът на отчета са последователни по време на редактирането.
Приложете проучвания, графики, карти, статистически данни или събрана информация, за да измерите проекта си. Обобщавате най-важните аспекти в разказателния раздел, но те трябва да бъдат предоставени за справка. Представете всички данни възможно най-сбито.
Използвайте промоционални прикачени файлове пестеливо. Грантополучателите са много заети и просто не разполагат с време да бродят, въпреки че всеки един от вашите флаери, снимки и прессъобщения. Изберете най-добрите две или три снимки, публикувана или излъчена медия, а може би и бюлетин от вашата организация. Ако решите да прикачите допълнителен материал, уверете се, че той помага на вашия случай и е пряко свързан с проекта.
Получете подпис от упълномощен представител на вашата организация - вероятно същото лице, което е подписало заявлението за безвъзмездни средства.
Подайте навреме
Изпратете доклада за безвъзмездна помощ в средата и режима, продиктувани от писмото за възлагане. Институцията за отпускане на безвъзмездни средства може да поиска електронна поща, да има онлайн портал или да предпочете три копия, изпратени чрез USPS поща. Винаги е безопасно да проверите двойно.
Потвърдете получаването. Ако не получите автоматично потвърждение, можете да се свържете с персонала на съответния персонал в институцията, предоставяща безвъзмездни средства, за да потвърдите получаването на доклада за безвъзмездните средства.
Запазете копие за вашите записи. В случай, че нещо се случи с предоставянето на доклада ви за отпускане на безвъзмездни средства, трябва да сте подготвени да предоставите друго копие на наредителя.
