Съществуват пет типа организационни структури: традиционната йерархия, по-плътни организации, плоски организации, плосколичностни и холакратични организации. Създадена е йерархия, така че да има командна верига. Вместо да се отчитат всички на един шеф, с други думи, работниците се отчитат пред надзорните органи, които се отчитат пред своите надзорници и по линията. Въпреки че има ползи за йерархична организационна структура, тя има няколко ограничения, което я прави не подходяща за всеки тип бизнес.
Какво е йерархична организационна структура?
Помислете за йерархична организация като пирамида, с вашия главен изпълнителен директор или директор на върха, слой мениджъри под това лице, още по-голям слой от работници под тази група, докато най-накрая стигнете до най-долния слой на пирамидата. Ако бизнесът има плоска структура, директорът може да въведе всеки служител, за да обсъди предстоящ проект или да проведе една предстояща маркетингова кампания. В една йерархия същият директор ще се срещне със своя управленски екип, който ще предаде информацията на собствените си служители. Ако тези служители са и мениджъри, те ще продължат информационната фуния, като предадат онова, което са научили. Ако директорът потърси информация, това би могло да се предаде и по веригата.
Най-доброто в йерархичната структура е, че разпределя натоварването по-равномерно по веригата. Главен изпълнителен директор или директор не трябва директно да управлява всеки служител в неговата организация. Вместо това, той може да се довери на подчинените си да се справят с това, а тези подчинени също могат да делегират някои от задълженията си. В идеалния случай, служителите ще имат директен контакт, който ще ги ръководи, когато се стремят да вършат по-добре работата си. За съжаление, това не винаги работи по този начин. Една малка почивка във веригата може да предизвика комуникация да се разпадне, служителите да станат недоволни и мениджърите да се чувстват разочаровани.
Въпреки че е лесно да се свърже една йерархична държава с голяма корпорация, лидерите, които се интересуват от тази настройка, могат да започнат да се подготвят от самото начало. Това означава, че когато добавяте служители, помислете къде ще попаднат в йерархията. Може да се нуждаете от разработчик на приложения, преди да се нуждаете от мениджър, но това означава, че ще трябва да започнете да мислите да наемете мениджър, който да наблюдава този разработчик, както и всички други, които наемате през следващите години. След това можете бавно да разширите лидерския си екип едновременно с добавянето на служители от по-ниско ниво.
Няма да можете само да изнасяте ежедневни инструкции и да взимате големи решения на вашия ръководен екип. Можете също така да поверите тези професионалисти да се грижат за наемането, уволнението и дисциплинирането на служителите. Ако наемете мениджър с експертен опит в неговата област, той ще бъде най-добре да наеме служители в тази специалност. По този начин не само ще получите по-добри служители, но и вашите мениджъри ще инвестират в избраните от тях служители, което прави по-вероятно те да искат да подхранват кариерата си.
Какво е йерархична организационна карта?
Ако някога искате да определите дали вашата организация е йерархична или друга от петте типа, всичко, което трябва да направите, е да разгледате организационната си схема. Плоската, широка органична диаграма е знак, че нямате йерархична структура. За йерархия ще искате да осигурите вертикална структура, като по-малко служители се отчитат пред всеки мениджър.
Има два начина за създаване на йерархична структура: отгоре надолу или отдолу нагоре. Ако изберете структура отгоре надолу, ще поставите по-голямата част от контрола в ръцете на тези, които са на върха на графиката, като направите тези позиции по-отговорни за решенията на високо ниво. Структурата отдолу-нагоре означава освобождаване на онези, които са на дъното на организационната схема, за да вземат решения, без да се налага непрекъснато да търсят насоки за графиката.
Когато става въпрос за отгоре надолу или отдолу нагоре, истината е, че няма „един размер, подходящ за всички“, тъй като се опитвате да създадете организационна структура. Организационните схеми отгоре-надолу често работят за предприятия, които имат служители с по-ниско ниво, които извършват повтарящи се, обикновени задачи. Ако например управлявате производствен завод, вероятно ще ви е необходим контрол отгоре надолу, така че работещите на поточната линия да имат насоки и надзор в работата, която извършват. Случайната култура на работа, която толкова много фирми печелят днес, често призовава за повече култура отдолу-нагоре, тъй като тя дава на служителите свободата, от която се нуждаят, за да използват собствената си преценка по отношение на подхода към различните задачи. Също така е по-вероятно те да се почувстват ангажирани, особено ако се насърчават да допринесат за процеса на вземане на решения.
Въпреки че има много шаблони, които да ви помогнат да постигнете йерархична структура във вашия бизнес, можете да използвате всеки софтуер за организационна диаграма, за да настроите йерархична диаграма. Ако имате акционери, те ще бъдат на върха, а вашият съвет на директорите ще бъде разположен точно под него. Директорът ще бъде под борда на директорите и в този момент графиката ще започне да се разширява. Всички ваши мениджъри ще отидат под директора, включително вашия маркетингов мениджър, мениджър на екипа за разработка на приложения, мениджър бизнес развитие, мениджър Човешки ресурси, главен оперативен директор, технически ръководител и друг ръководител на екип. Те ще действат като върха на множество силози, които демонстрират служителите, които ще работят под ръководството на този екип. Може да имате цели отбори, които да докладват на един лидер. Вашият технически директор може да управлява цялата ви разработка на приложения, екип за помощ, екип за сигурност и управление на проекти, например.
Какви са предимствата на йерархичната структура?
Времето е най-голямото предимство на йерархичната структура. Тъй като времето е рядка стока за много бизнес лидери, това може да бъде определено привличане. Когато бизнесът има йерархична структура, информацията може да се предава, което означава, че директорът ви трябва само да се срещне със собствените си преки доклади. Тези преки доклади могат да предадат информацията. Най-общо казано, това означава също, че ако един служител има въпрос или загриженост, този човек ще отиде при своя надзорен орган, който след това може да прехвърли въпроса по веригата, ако е необходимо. Вместо ежедневен парад на служителите в нейния офис, директорът може да се съсредоточи върху други задължения, включително и върху развитието на бизнеса.
Друго голямо нещо за тези типове организационна структура е, че те позволяват на всеки лидер да се съсредоточи върху своята специална област. Вместо да се налага да бъдете експерт във всяка област, това означава, че директорите могат да обединят целия този опит в редовни срещи за управление. Един бизнес, в който служителите екип от инженери, например, могат просто да вдигнат главата на този екип, за да обсъдят големи проблеми, с екипа, на когото е възложено да извършва ежедневните операции между тези срещи.
Освен че е полезна за организацията като цяло, йерархичната структура може да мотивира служителите. Те могат ясно да видят пътя към върха и да се стремят към тази позиция. Служител, който плаща дължими сметки, ще работи под екип от лидери по човешки ресурси, които могат да я напътстват в своята специалност, като й помага да научи какво трябва да знае, за да напредне в управлението на човешките ресурси. Ако реши да остане в същата компания, нейната кариера ще бъде изложена пред нея. Това е от полза и за организацията като цяло, тъй като служителите могат да изберат да останат и да работят по пътя на кариерната стълба, вместо да напускат да работят за конкурент.
Допълнителна полза от йерархичната структура е, че служителите са по-склонни да разберат ролята, която играят в организацията. Тъй като всичко е толкова силно дефинирано, както ясно се вижда в организационната схема на бизнеса, те знаят къде стоят те в организацията и как това се отнася за всички останали служители. Те също се възползват от другарство, което идва от работата с други хора, които споделят собствената си специализация. Ръководителите на екипи могат да действат като ментори, в известен смисъл, и могат също така да насърчават това приятелство, като насърчават всички да си сътрудничат и да си помагат.
Сравнете това с по-плавна организационна структура, която насърчава много по-голяма гъвкавост, но може да доведе до объркване. Служителите може да не знаят точно какво да правят, ако имат проблем. Дори ако един директор обещава „политика на отворени врати“, не всички служители ще се чувстват комфортно да отидат директно до отговорния отговорен човек с привидно малка жалба. В резултат на това работниците могат да се чувстват така, сякаш нямат необходимата им подкрепа в ежедневните си дейности, което може да доведе до нисък морал.
Какви са недостатъците на йерархичната структура?
Но не всичко за йерархична настройка е добро. Структурата на управление, която насърчава командната верига, може да се чувства прекалено ограничаваща, особено ако лидерите не са умели да въвеждат мениджъри, които са добри в мотивирането и ръководството на служителите. Един лош мениджър може да причини сериозни проблеми за бизнеса, което води до скъп оборот и репутация на токсична работна среда. Тъй като лошите прегледи на служителите могат да преследват бизнес в продължение на години онлайн, това може да предизвика предизвикателства за бъдещите усилия за наемане.
Друг недостатък е, че лесно можете да имате комуникационен срив, който сериозно изригва проект. Вашият директор може да се срещне с неговите мениджъри и да предостави важна информация, предназначена да бъде предадена на всеки екип. Но ако дори един мениджър пренебрегне споделянето на тази информация, всички няма да бъдат напълно информирани. С течение на времето тези злоупотреби могат да се съберат, което води до повтаряне на пропуснати срокове и недоразумения. Резултатът е поне един или двама служители, които се чувстват изоставени и разочаровани.
Както много фирми намират, когато е време за бюджетни съкращения, йерархичната организационна структура може да създаде много ненужни позиции, които струват бизнес пари.Ако имате мениджъри, които отговарят за мениджърите, които се отчитат пред мениджърите, ще откриете, че някои позиции съществуват само за да предават информация от една група в друга. Тъй като заплатите на мениджъра от средното ниво не са евтини, вероятно ще откриете, че харчите много повече пари, отколкото е необходимо за удобството да имате повече време да се фокусирате върху други неща. Този проблем е преувеличен, тъй като бизнесът расте и организационната схема се разширява и удължава. Преди да създадете тази структура, запитайте се дали е необходимо да имате мениджър над всеки отдел. Възможно е да се измъкнете само с няколко мениджъри на средно ниво и да оставите останалите си щатски долари в работници.
Възможно е също така да откриете морални капки, тъй като вашите служители се чувстват изолирани от всички останали в организацията. Когато работите в силози, онези в един силоз обикновено са изключени от другите. Това е на цена, особено ако имате екипи, които могат да се възползват от съвместната работа. Например вашите екипи за продажби и маркетинг могат да си помагат взаимно чрез комбиниране на анализи и стратегии. Но ако ги насърчавате да работят самостоятелно, като създават отделни отдели под различни мениджъри, няма да имате такова сътрудничество. Ако изберете йерархична структура, важно е да наблюдавате резултатите постоянно и да решавате дали работи по начина, по който първоначално сте възнамерявали.
