Вашият бизнес трябва да попълва формуляр W2 всяка година за всеки служител. Тези формуляри представят информация, която оказва влияние върху данъчните изчисления, включително заплатите, държавните и федералните данъчни приходи и пенсионните вноски. Служителят е отговорен за изпращане на копие от формуляра заедно с годишната данъчна декларация в Службата за вътрешни приходи. Попълването на W2 е сравнително лесно, ако разполагате с данъчен счетоводен софтуер, за да следите числата.
Форматиране по правилата
Вашият счетоводен софтуер може автоматично да запълни отделните полета на формуляра от съхранените цифри и изчисления. IRS изисква стандартен, напечатан или отпечатан черен 12-точков куриерски шрифт без корекции и всички вписвания, изцяло в рамките на кутиите. Формулярът се чете от машината и ако е изхвърлен за неправилно форматиране, или ако е написан на ръка или в грешен цвят, ще трябва да го подадете отново.
По-подробни описания
Покажете общите заплати, удръжката и всяка друга подходяща информация в правилните полета. IRS предоставя ръководството "Информация за формуляр W2", достъпно или на хартиен носител, или онлайн, с разбивка на необходимата информация. Някои полета са чисто информационни, но все още задължителни. Показвайки например код DD в каре 12, той съобщава на IRS, че работодателят съобщава за приноса си за квалифициран здравен план, който е изключен от облагаемия доход на служителя. Функциите на кутията подлежат на промяна, тъй като данъчното законодателство създава нови изисквания за докладване.
Разпространение на документа
Файл Копие А на формуляр W2 с администрацията за социално осигуряване, която се нуждае от информация за записа на заплатите и вноските на служителя в SSA. Изпратете копие 1 до държавния или местния данъчен отдел, ако това се изисква от закона. Копие В, Копие В и Копие 2 отиват на служителя и Копие D е за записите на работодателя. Крайният срок за разпространение на формата и файла варира всяка година. Крайният срок за подаване на документи за 2014 г., например, е 2 март 2015 г., като крайният срок за разпространението му до служителите е 2 февруари 2015 г. Можете да поискате удължаване на срока за подаване на формуляр 8809 на IRS. Трябва да има постоянно копие на W2 във вашата счетоводна система. IRS изисква от вас да запазите формата, дори ако не може да бъде доставена на служителя, в продължение на четири години.
Спестете време с BSO
Можете да използвате онлайн услугите за бизнес услуги на социалното осигуряване, за да създавате и / или качвате електронна версия на вашите W2, която също може да бъде отпечатана за служители. Ако управлявате малък бизнес, това представлява алтернатива на съчетаването на W2s чрез вашата собствена счетоводна система или извършването им ръчно. Сайтът SSA изисква регистрация. Трябва да имате уеб браузър с 128-битово шифроване и активирани „бисквитки“ и Adobe Acrobat Reader, за да създавате документи онлайн.
