Меморандум - съкратено за меморандум - е писмена комуникация, която записва информация, която трябва да бъде споделена с група хора в професионална среда. Въпреки че бележките могат да бъдат форматирани в различни шаблони, важно е да се включат значимите части на бележката, така че вашето съобщение да служи като ефективен инструмент за комуникация.
заглавие
Бележка трябва да има заглавие, което посочва подателя, получателя, датата и темата. Когато включите името на индивида в бележката, напишете името му след него. Включете собственото си заглавие след името си в полето „От“. Заглавието се намира в горната част на бележката, предхождаща текста. Ако бележката е спешна, може да е обичайна практика във вашия офис да напишете думата "Спешно" в горната част на заглавието.
Прегледът, който идва след заглавието, обяснява накратко съдържанието на бележката. В обзора въведете целта на бележката, така че да представите идея или да отговорите на задача, която сте получили. Прегледът дава на читателя основна идея за това, за какво става въпрос, за да може тя да реши дали да прочете бележката веднага или по-късно.
контекст
Разделът на контекста на бележката дава информация за представената информация. Това помага на читателя да разбере връзката на мемото с бизнес отношенията. Например, може да напишете: "Благодарение на протоколите за напреднали технологии …" Тази фраза, както и други подобни, помагат на читателя да постави бележката в контекст с това, което се случва в бизнеса.
Задачи и резолюции
Ако целта на вашата бележка е да обясните задачите, които ще изпълнявате в отговор на контекста, можете да кажете това в следващата част на бележката. Например, можете да кажете: "Ще разгледам пазарните проучвания за технологиите …" Това дава на читателя представа за следващите стъпки, които предприемате. Ако вашата бележка е да представите резолюция, може да напишете: "Моите заключения заключават, че новата технология няма да е от полза за нашата компания, защото …"
детайли
Някои записки изискват включване на подробности. Ако трябва да включите статистика, данни или информация за пазарни проучвания, предоставете тези подробности в нов параграф. Тези подкрепящи идеи са известни като дискусионната част на бележката.
заключение
Завършете бележката си с кратко заключение, което разказва на читателя какво се надява да спечели от него. Заключителният сегмент също трябва да позволи на читателя да знае, че приветствате въпроси или коментари за дискусия.
Прикачени
Ако се позовавате на графики, диаграми, правила, отчети, минути или други бизнес документи в бележката си, прикачете ги на гърба на бележката. Включете в страницата с бележки в долната част на бележката, че е прикрепен един или повече документи.
