Пробният баланс е извлечение, създадено от компания, която изброява всички сметки в главната книга заедно със салдата по всяка сметка. Създаването на пробен баланс е процедура, която обикновено се прави в края на всеки месец и година. Пробният баланс се използва за изготвяне на баланса и отчета за доходите в края на всеки период.
Заглавия на профила
Пробният баланс се изготвя в главната книга, съдържаща три колони. (Главната книга е книгата на компанията, която записва всички сметки и текущи салда по всяко време.) Първата колона, от лявата страна на документа, е за изброяване на сметките. Всички сметки, които съдържат баланс в главната книга на компанията, се записват по име на сметка. Сметките са изброени в определена поръчка, започвайки с активи. След активите се отчитат пасиви, собствен капитал, приходи и разходи. В счетоводството сметките винаги са изброени в тази конкретна поръчка. Ако даден акаунт в книгата има нулево салдо, той се пропуска от пробния баланс.
Дебити и кредити
Последните две колони в пробния баланс са посочени за салдата във всяка сметка. Първата колона за дебит е, а кредитната - втора. В счетоводството дебитите са винаги отляво и кредити вдясно. Балансът по всяка сметка се прехвърля от салдата в главната книга. Важно е сумите по сметката да се прехвърлят правилно. Като правило парите на активите и разходите имат дебитни салда. Пасивите, сметките за акции и приходите имат кредитни салда.
Общо
При дебитните и кредитните колони се изчисляват общите суми. Всички суми в дебитната колона се сумират и общата сума се поставя в долната част на списъка. Всички суми в кредитната колона се сумират и общата сума на кредитите се поставя и в долната част на листа. Тези две суми трябва да съвпадат. Ако не го направят, е направена грешка някъде по пътя. След като тези две суми са проверени, под тях се поставя набор от двойни линии, което означава, че пробният баланс е завършен.
