Стандартна операционна процедура е писмен документ, описващ конкретни действия, които трябва да се предприемат за завършване на повтаряща се задача или процес. СОП не следват нито един контур или шаблон, тъй като те се различават в зависимост от организацията и употребата. Например, СОП за производствени операции в производствено предприятие ще се различава значително от установената за обучение на персонала за продажби в среда на търговия на дребно.
Цели
Предприятията могат да извършват СОП, за да намалят отпадъците и да увеличат печалбите. Една нестопанска организация може да използва СОП, за да обслужва по-добре общността. Някои компании използват СОП, за да гарантират спазването на правителствените разпоредби или да подобрят безопасността на работното място. Въпреки че причините за търсене на подобрение могат да варират до известна степен, независимо от средата, в която се използва СОП, основната цел е да се подобри ефективността в известен капацитет.
Дейвид Грусенмайер, старши сътрудник в Корнелския университет, нарича варианти в една операционна система "враг" на качеството и ефективността. По този начин, стандартна операционна процедура може да бъде използвана за рационализиране на операциите чрез създаване на непроменен набор от стъпки за постигане на конкретна цел.
Защо да използваме СОП?
Организации от американски военни до нестопански организации до големи корпорации използват СОП за:
- Подобряване на ефективността.
- Увеличете качеството.
- Осигурете безопасност.
Специфични СОП могат да бъдат написани за производствени линии, почистване на работното място, обучение на служителите, процес на заплащане и прегледи на работата на служителите, наред с други задачи.
Подготвителна работа за създаване на СОП
За да създаде персонализирана SOP, Grusenmeyer предлага няколко стъпки:
- Потърсете области във вашия бизнес, където стандартните оперативни процедури биха били от полза.
- От вашите констатации посочете една или две области, в които успехът е най-вероятен и печалбите ще бъдат най-засегнати.
- За вашите области на фокус, преминете през стъпките, необходими за изпълнение на всяка операция и ги класирайте по важност.
- И накрая, съберете екип от мениджъри и служители с най-много познания за процеса и се координирайте с групата, за да създадете СОП.
Писане на СОП
Назовете СОП и опишете какви задачи са включени. В описанието дайте подробности за:
- Кой ще свърши работата.
- Какви материали и оборудване са необходими.
- Какъв трябва да бъде крайният резултат.
Дайте конкретни подробни подробности за това как да изпълните задачата до точката, в която без надзор служителят може да изпълни задачата по подходящ начин, като следвате ръководството. Обучете всички служители, които ще работят в определена степен по задачата за подробностите по СОП, и следете и оценявате последователно СОП.
Съвети
-
Ако организацията или бизнесът ви веднъж щяха да проведат операция или процедура, като например за специален проект, SOP би било без значение. Въпреки това, когато повтарящите се процедури са част от правенето на бизнес, създаването на СОП е стабилно управление на бизнеса.
