На много работни места меморандумите служат като удобно и ефективно средство за комуникация. Като отговаряте на въпроси в меморандум, вместо в директна комуникация, можете едновременно да увеличите броя на работниците, които отговорът ви достига, и да предоставите на работниците физически или електронен документ, за да направят справка по-късно, ако забравят отговора, който дадохте. За да сте сигурни, че Вашата бележка е възможно най-ефективна, форматирайте комуникацията си правилно и внимателно я съставяйте пред аудиторията си.
Създайте заглавие на бележка. Включете "Дата:", последвана от пълната дата, на която изпращате Вашата бележка, "До:" с обяснение на кого изпращате меморандум, "От:" с вашето име и "Тема" с кратко описание на темата. Ако подготвяте Вашия меморандум по електронната поща, това заглавие вероятно вече ще е налице за Вас. Ако напишете бележката си, поставете цялата тази информация в горната част на бележката, подравнена вляво.
Поставете въпроса в реда на темата. Ако въпросът, който разглеждате, е прекалено дълъг, кондензирайте го, като го съкратите във фраза от две или три смислени думи. Ако възнамерявате да адресирате повече от един въпрос във вашия меморандум, избройте темата на въпросите, последвана от „Въпроси и отговори“, за да предупредите служителите за съдържанието на бележката. С поставянето на този въпрос или нотацията с въпроси и отговори в темата, вие улеснявате служителите да намерят бележката, ако трябва да я споменат по-късно.
Отговорете на въпроса или въпросите сбито, но ясно. Служителите искат отговорите на въпросите си, а не разговорите. Като поддържате отговора си ясен и кратък, можете да увеличите вероятността читателите да разберат отговора и да отговорят ефективно на него.
Кажете на служителите кого трябва да се свържат, ако се нуждаят от допълнителна информация. Ако искате да изясните всякакво объркване по отношение на въпросите, помолете ги да говорят с вас. Ако във вашия бизнес има друг отдел, който би бил по-подходящ за отговаряне на въпроси относно темата, кажете на служителите си да посочат конкретно лице в рамките на този отдел и включете информацията за контакт на този човек.
