Писанията за промяна на политиките са трудни за писане, тъй като промяната обикновено не благоприятства клиента или служителя, дори и да е необходимо. Писмата за промяна на политиките, като всякакви писма, съдържащи негативни новини, изискват внимателна подготовка и разглеждане. Ако пишете писмото внимателно, то може да обясни причината за промяната и да запази добрата воля на клиентите или служителите.
Използвайте бланка на фирмата. Тъй като това писмо е правно уведомление за промяна в политиката, то трябва да изглежда официално и официално.
Въведете пълната дата. Прескачане на място в линията.
Въведете името, организацията и адреса на получателя. Ако това писмо е масово изпращане до всички служители или всички клиенти, можете или да пропуснете името и адреса или да използвате функцията за циркулярни писма във вашата програма за текстообработка, за да вмъкнете автоматично името и адреса за всяка буква. Пропуснете друго място в линията.
Напишете „Уважаеми господине / господа. (Име)“, последвано от двоеточие. Ако това е масово писмо, използвайте общ поздрав като "Уважаеми клиенти" или "Уважаеми служители". Пропуснете друго място в линията.
Започнете писмото, като обясните проблема, който доведе до промяна в политиката. Използвайте факти или статистически данни, които ще ви помогнат да убеди получателя. Винаги обсъждайте проблема първо в отрицателно съобщение - ако получателят разбира проблема, тя е по-вероятно да приеме вашето решение.
Обяснете промените в политиката на конкретен, ясен език. Обяснете кога ще влезе в сила новата политика, последиците от неспазването на политиката и всички подробности, които служителят или клиентът ще трябва да извършат.
Благодарете на клиента или служителя за нейното време и сътрудничество. Дайте информация за връзка с нея, която да използва, ако има някакви въпроси относно правилата.
Напишете "С уважение" и пропуснете три интервала в редовете. Въведете пълното си име и заглавие. Подпишете името си над въведеното име.
Направете копие на писмото за вашите записи и предоставете друго копие за вашия юридически отдел. Изпращайте оригиналните писма. Ако промяната в правилата е важна или е в резултат на промяна в закона, изпратете писмата чрез сертифицирана поща, така че да имате запис за това кога всеки получател е получил писмото си.
Съвети
-
Дръжте писмото кратко и учтиво. Не прекалявайте с негативни новини, които биха могли да създадат непредвидени пропуски в политическата промяна.
