Професионалисти, като счетоводители и адвокати, често пишат писма до клиенти по важни бизнес въпроси. Фирмата трябва да спазва определени процедури за изготвяне на ясни и ефективни писма от клиенти. Професионалистите пишат писма от клиенти за редица цели, включващи посрещане на нов клиент, обсъждане на бизнес въпроси или предлагане на съвети. Напишете професионално писмо на клиента и го направете лесно за четене, с ясна цел, която читателят ще разбере.
Използвайте бланки. Повечето професионални фирми използват бланки за всички писма, включително тези за клиенти. Бланката съдържа името на фирмата, адреса и телефонния номер.
Адресът на писмото. Когато пишете писмо до клиент, напишете го директно на лицето, като посочите името му. Тя може да започне с думата "Скъпи", последвана от името на човека или думата "До". Включете дата в горната част на писмото.
Започнете писмото с кратко въведение. Поддържайте въвеждането приятно и разговорен. Благодарим на клиента, че използва вашата фирма и посочете причината за писмото.
Разработете тялото на писмото. Тази част от писмото съдържа информацията за целта на писмото. Тя може да съдържа съвети или друга информация, свързана с клиента.
Избягвайте използването на термини, които само професионалист в съответната област би разбрал. Адвокатите и счетоводителите често използват термини, специфични за тяхната област, но могат да бъдат непознати за клиентите. Изберете думи, които са ясни за всяко лице, независимо от техния произход.
Помолете клиента да се обади с въпроси. Поканата да се свържете с фирмата за допълнителна помощ и информация е стандартна част от всички писма на клиента.
Подпишете писмото. Включете своя подпис в долната част на писмото и изпратете документа на клиента си.
