Как да създадете виртуален офис. В глобална среда работните места на практика нямат граници със служители, разположени по целия свят. С постоянно нарастващите цени на недвижимите имоти, виртуалният офис се превърна в атрактивен феномен за много бизнесмени. Фирмите могат да се намират на определено място, но служителите извършват ежедневни служебни работи от различни места като хотел, кафене или дом.
Вземете решение за адрес на вашия виртуален офис. Това може да е номер на пощенска кутия или можете да използвате услугата за пощенска кутия на CMRA (Commercial Mail Receiving Agency), за да получите корпоративно звучащ адрес.
Вижте възможностите за свързване. Има няколко, които да избирате дали имейлите, мобилните телефони, онлайн форумите, месинджърите, VoIP и др.
Направете избраното от вас място за виртуалния офис готово за настройка. Обзаведете мястото и създайте работна атмосфера така, както искате. Уверете се, че има достатъчно място за инсталиране на необходимата електроника, като компютри, факс машини и телефонни линии.
Инсталирайте необходимия софтуер на компютрите си в зависимост от вашите нужди. Някои програми са специално разработени за уеб конференции, презентации, планиране на срещи и т.н. Също така е добра идея да изберете надеждна антивирусна програма за защита на вашия компютър от онлайн нападение.
Свържете се с доставчик на телефонни услуги и вземете модерна телефонна система с интерактивна система за гласова комуникация (IVR), която ще ви помогне да управлявате обажданията, без да е необходимо да сте на място. Вградената им технология идва на разумна цена и те таксуват само за действителната употреба.
Създаване на интранет съоръжение, предназначено да бъде достъпно само от работодателите на компанията, за да предаде информация, жизненоважна комуникация, файлове и документи или да влезе във виртуалната частна мрежа (VPN), така че прехвърленият материал да е напълно конфиденциален. Следете кой има достъп до базата данни на вашата организация, като държите журнали за информация за влизане, излизане и достъп.
Планирайте официалните си срещи с колеги, клиенти или други хора с чаша кафе на място, което е добро за всички. Ако всичките ви контакти не могат да бъдат физически там, можете да организирате свързаност, като използвате уеб камери, мобилни телефони и мигновени пратеници.
Уверете се, че вашите служители редовно изпращат разписания, за да записват броя на работните им часове. Систематично преглеждайте тези разписания на базата на очакваните часове, необходими за конкретни задачи, за да запазите непроизводителното време, прекарано в проверка.
Съвети
-
Редица бизнес приложения идват под формата на "апартаменти", които включват повечето програми, необходими за създаване на виртуален офис и дори повече. Някои от популярните апартаменти са Microsoft Office, Lotus, Corel и AppleWorks. Ако имате бюджет, осигурете на служителите си необходимите принадлежности като лаптоп, Wi-Fi мобилен телефон, VoIP и друго оборудване. Тогава вие и вашата работна сила можете да се свържете ефективно.
Внимание
Редовно архивирайте данните си, за да избегнете пълно разпадане на ежедневната ви работа, ако системата се срине. Това наистина може да е кошмарен сценарий.
