Счетоводните отдели използват различни съкращения, за да идентифицират отговорностите, отдели или правителствени агенции. Докато някои съкращения са специфични за индустрията, други съществуват универсално. A / P представлява отдел "Задължения по сметки" в повечето компании.
позиции
Отделите, платими по сметки, се различават по размер от едно лице до много хора на няколко различни нива на надзор. Служителите, които се задължават да плащат, въвеждат данни от фактурите в счетоводната система и съпоставят фактурите с резервната документация. Задълженията на надзорниците контролират работата на служителите, които се задължават да плащат, и отговарят на запитвания от други отдели по отношение на плащанията с фактури или салда на доставчиците. Мениджърите, които се заплащат от сметките, водят отдела, като планират отделни роли в отдела, бюджетните разходи на отделите и сътрудничат с други мениджъри на компании при вземането на решения.
Отговорности
Отделът платими сметки поддържа отговорността за изплащането на фактурите навреме. Много доставчици предлагат отстъпки за плащане на фактури в рамките на определен период от време. Отделът платими сметки следи сроковете за погасяване заедно с датите за отстъпка, за да гарантира, че компанията разполага с големи отстъпки. Отделът дължими сметки трябва да провери дали всяка фактура е точна преди плащането. Отделът платими сметки координира отпечатването с чек с подписа на ръководството. Проверките и фактурите също трябва да бъдат заключени.
Вътрешен контрол
Поради размера на парите, които се прехвърлят чрез отдела за плащане на сметки, вътрешният контрол трябва да бъде приоритет. Основната защита на проверките се постига чрез заключване на празни проверки и ограничаване на достъпа до ключа.Проверката на фактурата определя дали всяка фактура е точна и валидна. Задълженията се разделят между различните членове на екипа, за да се гарантира, че нито един член на екипа няма достъп до цялата система без преглед от друго лице.
Подобряване на процеса
Често проверките за печат са ръчен процес, който изисква човешки труд за досадни задачи, като например запълване на пликове. Усъвършенстването на процеса намалява необходимостта от служители, работещи по работа с добавена стойност и позволява на служителите да се съсредоточат върху аналитичната работа. Подобренията включват използването на електронни плащания и електронни системи за одобрение.
