Кодирането в счетоводството е процес на присвояване на числа или букви на данни за създаване на база данни с бързо търсене. Счетоводните кодове не са универсални, тъй като всеки счетоводител, счетоводна фирма, институция или бизнес може да създаде своя собствена система за кодиране в счетоводството, съобразена с неговите собствени организационни нужди. Някои видове кодиране са прости и направо напред, докато други изискват ръководство за интерпретиране.
Мнемонично кодиране
Мнемоничното кодиране в счетоводството използва съкратени букви, които означават пълна дума. Например, „ACCT“ може да означава „сметка“, „DT“ за „дата“ или „GTL“ за „общ брой“.
Последователно кодиране
Също наречено серийно кодиране, последователното кодиране в счетоводството използва числа, които имат последователен ред. В книга за водене на счетоводен отчет, последователният код може да се спусне надолу по страницата с една на всеки нов ред. Пример за последователен код е 00, 01, 02, 03 и т.н.
Йерархично кодиране
Подобно на системата на Дюи за десетичната класификация на библиотеката, йерархичните кодове са тези, които счетоводителят може безкрайно да разширява, ако е необходимо, по структуриран и логичен начин. Например, ако един счетоводител иска да създаде главен раздел в счетоводната си система, тя ще определи номер с всеки раздел като „808 активи“ и „809 пасиви“. Тогава, ако иска да създаде подраздели, тя ще направи така с използването на десетична запетая, като „808.01 Финансови активи“. Счетоводителят може да продължи да добавя подраздели към всеки подраздел, ако е необходимо, като „808.01.001 Финансови активи за 2001-2002 г.“.
Блоково кодиране
В счетоводството блоковото кодиране се отнася до числата, които физическото лице може да възложи на общите счетоводни термини при водене на счетоводство. Например, ако блок код чете: "5000: Фиксирани активи, 6000: акции", блокът 5000 е изключително за всичко, което се занимава с дълготрайни активи. Тъй като тези кодови блокове са с разстояние от 1000 номера, индивидът може да добави до 1000 кода на подблока или подкатегориите.
Фасетно кодиране
Фасетният код в счетоводството е серия от групирани номера, които представляват различни заглавия, които счетоводителят може да използва. Ако счетоводителят държи книгите за място за продажба на дребно, например, тя може да заяви, че Facet 1, или група 1, представлява различните отдели в магазина; Фасет 2 представлява различните видове разходи, които може да поеме магазинът; и Facet 3 съдържа подкатегории на Facet 2.
Във всеки аспект се намира последователен код, който представлява различен елемент. В примера Facet 1 може да има следните полета: 00 Онлайн продажби, 01 Продажби в магазина и 02 Връщания. Фасет 2 може да включва следните области: 00 Разходи за маркетинг, 01 Офис консумативи и 02 Разходи за труд. След това Facet 3 може да съдържа поредица от блокови кодове, където числата 0000 до 01000 представляват режийни разходи, където номерът 0050 представлява цената за закупуване на интернет домейн. Ето защо, ако счетоводителят е използвал фасетиран код, серията от числа, които биха представлявали разходите за промотиране на онлайн магазина с нов уебсайт, ще се чете “00 00 0050”. Всеки раздел от този код представлява всеки отделен аспект: 00 (Онлайн продажби)) 00 (Разходи за маркетинг) 0050 (Разходи за интернет домейн).
