Независимо дали сте домакин на корпоративно отстъпление, конвенция или друго специално събитие, гост-лекторите могат да предложат на аудиторията си нови гледни точки и ползите от опита. Контролен списък може да помогне за организирането на организацията, така че всичко да върви гладко. За сметка на организацията, разделете списъка за проверка на областите: пътуване, финансови, технологии, адрес и нуждите на ораторите. Домакинът и говорителят могат да създават контролни списъци в тези категории, за да се гарантира, че събитието няма усложнения.
Споразумения за пътуване
Гост-лекторите, независимо дали са платени или доброволци, обикновено трябва да пътуват до говоренето. Това може да включва големи планове за пътуване, като самолетни билети и хотел, или просто пътуване с кола. Организацията-домакин трябва да направи споразумението. Открийте откъде идва говорителят, какъв транспорт ще има нужда и предпочитанията си за времето на пристигане и заминаването.Също така получете уместната информация на говорителя, като например дата на раждане, която е необходима за някои резервации. След това, списъкът трябва да включва резервация за пътуване - резервация на хотел, ако е необходимо, и организиране на наземен транспорт, като например автомобил. Добавете бележка, за да потвърдите всички договорености няколко дни преди ангажимента. Контролните списъци на ораторите трябва да включват предоставяне на информация на хоста и потвърждаващи подробности.
Финансови споразумения
Елементите от списъка на хоста трябва да включват потвърждение, че плащането е направено на говорителя. Често говорителите се изплащат част преди събитието като вид фиксатор и част след успешно завършване на ангажимента. Ако случаят е такъв, направете два елемента, за да не забравите. Финансовият контролен списък на говорещия трябва да включва предоставяне на домакина на всички важни данни, като адрес или номер на сметка за директен депозит, както и потвърждаване, че плащането е извършено.
Технологични нужди
Много от гост-лекторите използват технологията като част от адреса си. Гост-лекторите трябва да направят списък на всичко, от което се нуждаят - включително лаптопи, шрайбпроектор и екран, кабели, указател, микрофон и т.н. Домакинът трябва да изиска тази информация и да добави практически елементи, като захранващи кабели, резервни лаптопи и техническо лице за решаване на всякакви проблеми.
Реч и материали
Приемащите организации трябва да изяснят какво търсят от говорителя. Това може да включва конкретна тема, към която трябва да се обърне внимание, или повече практически детайли, като например дължината на адреса. Направете списък на всичко и го изпратете на говорителя. За оратора този списък трябва да включва завършване и редактиране на адреса. Говорителят трябва също така да отметне създаването на дублирани копия на речта и помощни материали, като например PowerPoint. Домакинът и ораторът трябва предварително да работят заедно, за да определят дали говорителят ще предостави предварително копие на адреса, може би за медиите или за преводач на жестомимичен език.
Грижа за говорителя
Този раздел от списъка за проверка е за хоста, а не за говорещия. Вашият говорител трябва да бъде третиран като ВИП за събитието. Назначаване на лице, което да действа като връзка и ръководител на говорителя, и да даде на говорителя информацията за контакт на назначения човек. В деня на събитието се уверете, че водачът знае къде да поздрави оратора и предоставя всички необходими актуализации на събитието и важни детайли. Ръководителят също трябва да запознае говорещия с важни хора в организацията. Добавете елементи към списъка, който гарантира комфорта на говорителя по време на събитието, като бутилки с вода на подиума. И накрая, добавете елементи от контролен списък, за да си напомните да благодарите на оратора след събитието - може би с ръкописна бележка или цветен аранжимент - и да финализирате всички плащания.
