Така че сте получили поръчка и сте изпратили на клиента си продукта или услугата, които са поискали. Честито! След това трябва да накарате клиента да плати. Процесът на събиране на пари започва с фактура, изпратена на клиента, показваща дължимата сума и условията на плащане. Изготвянето на фактура създава вземане.Това е ценно за бизнеса ви, като се класирате високо на списъка си с активи, тъй като лесно се превръща в пари в брой.
Съвети
-
В счетоводно отношение изготвянето на фактура създава вземане по сметка. Веднага след като бъде платена, фактурата става парична.
Определение на фактурата за продажби
Фактурата за продажби е бизнес документ, който се изготвя винаги, когато трябва да поискате плащане от клиент за доставените от вас стоки или услуги. Фактурата съдържа важни детайли като продукта, количеството, цената и условията на плащане, като банковите данни на компанията. Що се отнася до документите, това е един от най-лесните за създаване и също е един от най-важните. Фактурата установява задължението на клиента да плати. Чрез издаване на фактура проверявате договора, който съществува между вас и клиента и сте завършили своята страна на сделката. След като клиентът се съгласи с фактурата, той става правен дълг, който клиентът трябва да плати.
Каква е разликата между фактура и законопроект?
Струва си да изясним някаква терминология на този етап, защото често има много объркване относно това, което е фактура и какво представлява сметката. Фактурата винаги се изпраща от продавача на клиента в надеждата да бъде платена в рамките на определен период от време. Така че, когато предоставяте стоки и услуги, винаги ще създавате фактура. Сметката е нещо, което клиентът трябва да плати. Така че фактурата, която сте създали, от страна на клиента на оградата, е сметка. Това е същият документ, но с друго име, в зависимост от това дали плащате или получавате пари.
В счетоводно отношение това разграничение е важно. Вие и клиентът ще използвате една и съща фактура за целите на счетоводството. Но докато клиентът ще използва фактурата, за да записва пари, които трябва да напуснат бизнеса, който се нарича дължима сметка, ще го използвате, за да записвате пари, които ще влязат в бизнеса, който се нарича вземане по сметка.
Каква информация трябва да присъства на фактура за продажби?
Като цяло, можете да разделяте фактурата на две части: заглавката на фактурата и основната фактура. Заглавната част на фактурата съдържа:
- Име и адрес на продавача.
- Име и адрес на получателя.
- Датата на фактурата - това е жизнено важно! Часовникът започва да маркира клиента за датата на фактурата. Ако имате ограничение във времето за плащане, което трябва да направите, тогава включването на дата гарантира, че всички са на една и съща страница за това, кога се дължи плащането.
- Номер на уникална фактура.
- Номер на поръчка за поръчка, ако използвате система за поръчка за покупка, за да контролирате фирмените си покупки.
Платежната сърцевина съдържа:
- Подробно описание на предоставената услуга или на доставените продукти, включително количества и цени.
- Всички приложими данъци върху продажбите.
- Общата цена, която се дължи.
- Условия за плащане. Например можете да посочите „net 30“, което означава, че цялата сума се дължи след 30 дни.
- Начин на плащане, като данни за банкова сметка или име на лице, където клиентът може да изпраща чекове.
Какво представлява фактурата за продажби в счетоводните условия?
Много фирми имат доста голям брой клиенти, които не плащат веднага. Ако използвате метода на начисляване на счетоводството на фактури, ще регистрирате приходите, когато сте го спечелили, а не когато парите се задържат в банковата ви сметка. Това означава, че се нуждаете от метод за регистриране на дохода, който имате право да получите, но който все още не сте получили. Фактурата за продажби в счетоводно изражение е "вземане по сметка" или "А / Р". Вземанията представляват всички плащания, дължими на вашия бизнес, които все още не са платени от клиентите.
Ако мислите за това, това, което всъщност правите, когато създавате фактура, е да разширите безлихвения кредит на клиента за кратко време. Позволявате им да получат стоки или услуги преди плащането, въз основа на доверието, че плащането ще бъде извършено на датата на плащане. Вземането на сметка е просто начин за записване на това доверие.
Как записвате фактура?
A / Rs са изключително ценни за вашия бизнес, защото когато са платени, те веднага се превръщат в пари в брой. Като такива, вие ще ги записвате като активи в баланса на компанията. Това е конвенционално да се изброяват активи в ред на ликвидност, който измерва колко бързо нещо може да се конвертира в пари. Така че, от всичките ви бизнес активи, паричните средства са най-ликвидните, а активите като недвижимите имоти, акциите в хедж фондовете и други алтернативни инвестиции са най-малко ликвидни, тъй като тези продукти са много по-трудни за продажба.
Вземанията се отчитат като текущи активи, тъй като плащането се дължи от клиента за една година или по-малко. И тъй като те се превръщат в пари в брой, в момента на плащане на фактурата, A / R са сред най-ликвидните ви активи. По принцип ще ги посочите под парите в баланса, а цифрата, която вмъквате, е просто общата сума на всичките ви неизплатени фактури.
Каква е разликата между вземанията и сметките?
Обратната страна на вземанията е дължима сметка. A / Ps се случва, когато дължите пари на доставчиците си, защото още не сте платили сметката. Като счетоводно записване той представлява вашето задължение за изплащане на краткосрочен дълг. За да илюстрирате, представете си, че доставчик ви изпраща случай с джаджи и след няколко дни изпраща фактура за разходите за $ 500. Вие сте длъжни да платите тези пари, така че записвате $ 500 като дебит в колоната платими сметки и едновременно с това кредитирате $ 500 за разходите за суровини, които обикновено се посочват като цена на продадените стоки. Вашият доставчик чака да получи плащането, така че той записва фактурата в колоната си за вземания.
След това, когато напишете чек, за да платите сметката, ще въведете кредит в размер на $ 500 в колоната за плащане на сметки и дебит от $ 500 към разплащателната сметка. Ако някой погледне вашия отчет за доходите, те могат да видят с един поглед общата сума, която бизнесът извършва в неплатени сметки.
Ами ако клиентът не плати?
В един идеален свят, всички ваши клиенти ще плащат всичките си фактури навреме, всеки път. В реалния свят клиентите плащат късно, а някои изобщо не плащат. Проблемът тук е, че вписването на вземанията ви трябва да покаже баланса на всички фактури, които ще се превърнат в пари в близко бъдеще. Ако клиентът не плаща за 90, 120 или 360 дни - или изобщо не плаща - това ще наруши точността на баланса ви.
Правило номер едно на събирането на дългове е, че колкото по-дълго се дължи плащане, толкова по-трудно е да се събере. Едно важно изчисление за всеки бизнес е да разберем колко са стари фактурите ви чрез процес, наречен „стареене“. Ако използвате софтуер за бизнес счетоводство, обичайните категории за този тип отчети включват:
- Ток: Незабавно.
- 1 до 30 дни: Срок за изпълнение в рамките на следващите 30 дни.
- 31 до 60 дни просрочени.
- 61 до 90 дни просрочени.
- 91 дни и повече закъснение и т.н., в 30-дневни стъпки.
Целта на стареенето е да се види кои фактури се нуждаят от последващи действия, като например да се обадите на клиента или да изпратите сметката в агенция за събиране. Той също така дава известна представа дали събирате плащания твърде бавно и приемате твърде голям кредитен риск. Ако вземанията се вливат твърде бавно, може да се окажете с голям проблем с паричните потоци и да заемете пари, за да посрещнете ежедневните си оперативни разходи.
