Основните счетоводни функции не са само важни житейски умения; те са от решаващо значение за правилното управление на бизнеса. Внимателното водене на документация е от съществено значение за гарантиране на спазването на правилата, способност да илюстрира растежа и напредъка във времето и да бъде отчетен пред инвеститорите на дружества или кредитни институции. Винаги е важно да знаете колко пари са изразходвани, за какво и кога. Наличието на тази информация и съхранението им по организиран начин улеснява фирмите и групите да знаят какво работи финансово и какво може да се наложи да се промени, за да се гарантира подобрение в бъдеще.
Преглед на функциите на счетоводството
Трите основни функции на счетоводството са:
- Събиране и съхранение на данни относно финансовите дейности на бизнеса. Информацията е събрана от първоначалните документи, записани първо в дневници, след това публикувани в счетоводните книги, ръчно или със счетоводен софтуер.
- Да предоставя информация, която може да се използва за управленски доклади, финансови отчети, стратегическо планиране и вземане на решения.
- Осигуряване на контроли, които ефективно, ефикасно и точно записват и обработват данни.
Роля на счетоводството в бизнеса
Счетоводството играе важна роля в бизнеса. Цялостното водене на записи осигурява възможност за предоставяне на точни финансови отчети, които могат да се изискват по време на одита, за тримесечни отчети за инвеститори или кредитни институции. Всичко от годишни или тримесечни данъчни заявки до одити и заявления за кредит вероятно ще изисква подробни финансови отчети. Единствено чрез поддържането на внимателни счетоводни записи тази информация може да бъде лесно достъпна, когато е необходимо.
Възможността да се анализират аспекти на финансовото здраве на даден бизнес, като например паричен поток, рентабилност и неизплатени заеми, е важна част от управлението на компанията. С помощта на тази информация мениджърите или собствениците могат да определят какво работи за техния бизнес и какво не, както и какви области могат да работят за подобряване на цялостното финансово здраве на компанията напред.
Специален тип счетоводство, наречено управленско счетоводство, е особено полезно за лидерите на компаниите. За управленското счетоводство, счетоводителите са натоварени специално с изготвянето на финансови отчети, които ще помогнат на мениджърите да вземат важни решения, които да ръководят бъдещето на компанията. Това се различава от финансовото счетоводство, тъй като управленските счетоводители дават насоки за това как да управляват бизнес. От друга страна, финансовите счетоводители предоставят отчети, които показват колко добре се управлява бизнесът. Като цяло, както счетоводителите, така и финансовите счетоводители следват същите златни правила за отчитане и трябва да се придържат към същите индустриални стандарти и общи счетоводни принципи.
Какви са основните функции на счетоводителя
Ако се интересувате от кариера в областта на счетоводството, може да се чудите какви са основните функции на счетоводителя? Счетоводителите са от съществено значение за бизнеса от всякакъв мащаб и тип, тъй като те са отговорни за събирането, точността, записването, анализа и отчитането на финансовата информация на компанията. Понякога счетоводителите служат предимно в административна роля, като приемат информация от финансови документи и я въвеждат в списанията или счетоводния софтуер. В други случаи счетоводителите служат като съветници на компанията, анализират финансовите данни и предлагат подходи, които бизнесът може да предприеме, за да спести пари или да насърчи растежа. По-големите компании могат да имат цели счетоводни отдели, като служителите изпълняват всяка от тези роли. В някои случаи малките фирми могат да възлагат на външни изпълнители своите счетоводители. Това е възможно, тъй като основните счетоводни правила не се различават от индустрията до индустрията или между компаниите.
Независимо от бизнеса, счетоводителите обикновено са натоварени със събиране, организиране и поддържане на финансовите отчети на компанията. Важна част от тази задача е да се гарантира, че записите се съставят в рамките на закона и всички регулации на индустрията. За компаниите с много клонове и счетоводители във всеки един от тях е задължение и на счетоводителя да гарантира, че корпоративните счетоводни организационни системи и стандарти също са спазени. Важно е в името на последователността цялата компания да поддържа своите записи по същия начин.
От счетоводителите може да се изисква да изготвят данъчни формуляри на тримесечие или на годишна база, в зависимост от нуждите на бизнеса. В зависимост от големината на компанията, някой в тази роля може да поеме и функциите по човешки ресурси и да се занимава с разпределянето на данъчните документи в края на годината до служителите. Много счетоводни служби също са отговорни за подготовката на заплатите на персонала.
Ако дадена компания използва външни дипломирани експерт-счетоводители, данъчни специалисти или финансови консултанти, може да е ролята на счетоводителя на бизнеса да се свързва с тези изпълнители. Счетоводителят на персонала може да поддържа допълнителни записи, да организира необходимите финансови отчети преди заседанията или да действа като представител на компанията в срещи с изпълнителите. Счетоводителите също помагат при вземането на важни финансови решения.
Златни правила за счетоводство
Всеки курс на обучение по счетоводство ще поиска от учениците да отговорят на основния въпрос, какви са златните правила на счетоводството? Има три основни принципа, които се преподават и считат за златни правила. Това означава, че те са съгласувани между компаниите и индустриите. Те не се променят, независимо от спецификата на бизнеса.
За да разберете златните правила на счетоводството, първо трябва да разберете двойната система на счетоводство. Всяка финансова транзакция, по тази система, по необходимост ще повлияе най-малко на две сметки от сметкоплана. Например, ако клиент е платил за голяма поръчка за тениски, които струват 1 000 долара, бихте дебитирали категорията доход от $ 1000. Въпреки това предишната неизплатена сума за ризите също би била включена в приходните сметки. Ето защо, счетоводителят ще трябва да кредитира тази категория от $ 1000.
Първото златно правило на счетоводството следва този принцип и гласи, че винаги дебитирате получателя и кредитирате даряващия във всяка сделка.Това се отнася за личните сметки, които могат да бъдат определени като сметки, свързани с физическо лице, дружество или институция. Като следвате този принцип, винаги трябва да правите по две записи за всяка финансова транзакция.
Второто златно правило на счетоводството гласи, че трябва да се дебитира това, което идва и да се кредитира това, което излиза. Това по същество е същото като правило номер едно, но не се използва за лични сметки. Вместо това, това правило е валидно в случай на реални сметки, които започват с дебитно салдо. Реални сметки са балансови сметки, включително активи като парични средства, вземания и сгради, сметки за задължения като задължения и дължими заплати, както и сметки за собствения капитал, като обикновени акции и неразпределена печалба. Така в предишния пример счетоводителят ще дебитира входящите парични средства. Ако, от друга страна, компанията е харчила пари за закупуване на доставки, тази сделка ще бъде представена като кредит на дружеството.
Третото златно правило за счетоводно отчитане се прилага за номинални сметки, като например тези, които включват капитал. Те могат да включват всичко, свързано с приходите и разходите, като платен наем, отстъпки, лоши дългове и комисиони. Третото правило гласи, че трябва да дебитирате всички разходи и загуби и да кредитирате всички доходи и печалби.
Основи на счетоводството
Ако се надявате да научите за счетоводството, или ако искате да създадете основна счетоводна система за вашия малък бизнес, има някои основни неща, с които трябва да се запознаете. Традиционно финансовото отчитане се извършва ръчно. Книгата, използвана за проследяване на финансовите транзакции, се нарича дневник. Днес може да предпочетете да използвате счетоводен софтуер, но терминът „списание“ все още се появява често, дори и в електронното счетоводство. Освен това основните принципи са еднакви.
Сделката е финансово събитие, което трябва да бъде документирано. Вие проследявате сумата на транзакцията заедно с датата, на която е възникнала, описание и сметката, която дебитира или кредитира.
Понякога фирмата може да използва няколко журнала за проследяване на транзакции, свързани с различни профили. Например, вестник за касови бележки може да се използва за организиране на вашия списък с парични средства, които идват, докато дневникът за изплащане на пари може да се използва за записване на изходящите средства. Дневникът за изплащане на пари в брой е същият като регистъра на чековата книжка.
За да се подготвите за потенциален одит и да поддържате чисти книги, винаги трябва да използвате отделен чеков акаунт или кредитна карта за бизнес транзакции. Смесването на лични и корпоративни сметки не само прави записването по-сложно, но може също да повиши знамената по време на одит.
Счетоводството се основава на сметкоплан за нейната рамка. Този списък с категории приходи и разходи включва, например, активи, пасиви, собствен капитал, приходи, разходи за продадени стоки (неприложими за обслужващо дружество) и оперативни разходи. При необходимост се добавят и други сметки за приходи и разходи.
При проследяване на финансови транзакции всяка транзакция трябва да бъде категоризирана според вида. Финансовите отчети обикновено включват само общата сума на всяка категория сметка, а не отделните транзакции. Месечен, тримесечен или годишен финансов отчет, като например счетоводния баланс, включва общите активи, общите пасиви и полученият капитал.
Когато финансовите отчети са изготвени, състоянието на дружеството е представено в баланса. Това е като моментна снимка на финансовото здраве на една компания в определен момент. Активите са материални или нематериални неща, които бизнесът притежава, като парични средства, вземания (пари, дължими на бизнеса от клиенти), инвестиции, сгради, земя, оборудване или други вещи. От друга страна, пасивите са това, което компанията дължи на други, като заеми, сметки за кредитни карти или ипотеки. Собствен капитал или капитал, третата категория в баланса отразява инвестициите на компанията в бизнеса и всяка печалба или загуба за бизнеса, откакто тя започна. Трите категории трябва да бъдат балансирани, така че активите трябва да са равни на собствения капитал плюс пасивите.
Обикновено други счетоводни категории не се включват в широкомащабно отчитане. Приходите, разходите за продадени стоки и оперативните разходи обаче се записват в главната книга на предприятието, която се състои от салдото на всяка сметка, която се проследява от дружеството. Приходите или приходите са средствата, получени от бизнеса от продажбата на стоки или услуги. Ако компанията произвежда стоки, а не продава услуги, цената на продукта се записва и се нарича цена на продадените стоки. Оперативните разходи, разходите за управление на бизнеса от ден на ден, също се записват и включват комунални услуги като топлинна и хидротехническа дейност за офиса, интернет услуги или наем, наред с други.
В допълнение към счетоводния баланс, отчетът за доходите или отчета за приходите и разходите (P&L) е съществен финансов отчет, който показва приходите минус разходите с произтичащия нетен доход или загуба.
От жизненоважно значение е да имаш опитен счетоводител, независимо от вида бизнес, в който се намираш или в коя индустрия. От въпросите на спазването и регулирането до ежедневните и дългосрочните насоки, счетоводителите анализират най-сложните финансови аспекти на бизнеса и предоставят важни съвети. Счетоводителите могат да ви кажат какво се случва добре във вашия бизнес и да ви предупреди за това, което трябва да се промени, за да се осигури максимален растеж. Всички компании трябва да приоритизират счетоводството, независимо дали имат само един специализиран член, изпълнител или цял екип от управленски и финансови счетоводители.
