Писането на предложение за договор изисква да съставите непреодолим разказ, който обяснява защо вашата компания е най-подходяща за работата, която агенцията от публичния сектор търси, или за консултантския проект, поискан от компания от частния сектор. Тъй като предложенията в публичния сектор са най-трудните за писане и често най-трудоемките за изграждане, ако знаете как да напишете предложение за печеливш договор за правителството, писането за работа в частния сектор е част от тортата.
Как да напишем предложение за договор
Прегледът на списъците с искания за помощ за писатели на предложения в която и да е онлайн борда за работа показва, че наборът от умения, който използвате за изработване на печелившо предложение, е изключително ценен. Но възможността да се пишат предложения за спечелване на договори заемат повече от добри умения за писане и владеене на английски език. Изключително писмени предложения за договор изискват екипни усилия и ясно разбиране на услугите или продуктите на компанията, процесите на договаряне и придобивания и ценообразуването. Обединяването на предложение за договор може да отнеме седмици и дори месеци на планиране, стратегия и изследвания. Писането на предложение за договор не е работа за един човек. Много организации разполагат с „екипи за улавяне“ като разширение на раздела за бизнес развитие на компанията.
Когато предприятията използват предложение за договор
Много компании, които предоставят услуги или продукти на държавни агенции, използват предложенията за договори като средство за получаване на бизнес в публичния сектор. В частния сектор има предложения за предложения за договори, но предложенията за работа в частния сектор често са по-малко сложни и структурирани от предложенията, написани за правителствени служители по договорите и придобиването. Ако искате да пишете предложения за договор за вашата организация, добра идея е да научите повече за предложенията, насочени към правителството, поради уникалната структура на правителствените искания и изискванията за правене на бизнес с агенциите в публичния сектор. Ако знаете как да напишете предложение за печеливш договор за федералното правителство, например, писането на такъв, който ще спечели бизнеса ви в частния сектор, ще бъде лесно в сравнение.
Процесът на придобиване
Администрацията за общи услуги на САЩ публикува Федералните регламенти за придобиване (FAR). FAR е страница с над 2000 страници, която съдържа всичко, което някога сте искали да знаете за процесите и правилата на федералното правителство. Amazon също носи версии на книгата и Cliffs-Notes-esque, но можете да ги изтеглите от правителствения сайт и да знаете, че получавате всички актуализирани ревизии и изменения. Запознайте се с FAR и тя ще отговори на много въпроси, които имате относно написването на предложение за договор. Като минимум, ще имате по-добро разбиране за това как и защо правителството изисква такива подробни отговори на своите искания за продукти и услуги.
Процесът на придобиване на правителството често започва с привличане. Привличането е документ, достъпен за обществеността, който съдържа информация за агенцията, която изисква услугите или продуктите. Привличането съдържа подробности за вида на услугата или продукта и как правителството иска предоставяната услуга или продукт. Той също така определя реда и условията за управление на отношенията между агенти и агенти. В правителствена покана, вие се наричате "изпълнител" или "доставчик". В някои случаи правителството издава Искане за информация (RFI), което предхожда публикуването на поканата. Целта на RFI е да идентифицира видовете компании, които са способни да предоставят услугата или продукта, който правителството иска. Отговарянето на RFI отнема известна работа, но не и усилията, необходими за реагиране на исканията на правителството.
Има няколко различни вида искания: Искане за предложение (RFP), Заявка за оферта (RFQ) и Покана за участие (ITB). Нюансите сред тези видове привличане определят как ще структурирате предложението си за договор. RFP обикновено изисква да представите идеите и подхода на вашата компания по много подробен и убедителен начин, който демонстрира способността ви да разрешите проблема, описан от правителството в RFP.
Например, когато една агенция публикува RFP, в който се посочва необходимостта от услуги за ръководене на ръководни кадри и развитие на лидерски умения за правителствени лидери, предложението за договор трябва да описва изпълнителните услуги на Вашата компания; опит и квалификация на вашите треньори и консултанти; теориите, на които вашите треньори разчитат в своите коучинг сесии и на процеса, който използвате, за да гарантирате, че държавните ръководители ще извлекат максимална полза от коучинг ангажимента. Също така, трябва да предоставите подробности за стъпките за осигуряване на качеството на вашата фирма, както и как предлагате да управлявате ангажираността на треньора чрез редовно отчитане, водене на отчет и разпределение на ресурсите.
Кой пише предложение за договор на бизнес?
Сглобете екипа си за улавяне, преди да поставите писалката на хартия или да седнете на компютъра си. Общо казано, не е само един човек, който пише предложението за договор, писането на предложения е екипно усилие. Това е съвместно начинание, което включва таланта и опита на редица хора в екипа за залавяне. Всяко лице от екипа за заснемане има роля в писането на предложението. Използвайки примера от по-горе, ако фирмата ви вече работи по предоставяне на услуги за изпълнителен коучинг, хората, които вероятно ще добавят стойност към екипа за улавяне, са ръководител на проекта, администратор на договори, писатели на предложения, счетоводител или бизнес директор и президент на компанията. Президентът ще наблюдава процеса и ще подпише предложението за договора, когато бъде предадено на правителството. Президентът на дружеството или лицето, назначено от нея, участва в етапа на писане и подаване на предложения, тъй като те имат правомощия да издават обвързващи документи.
По време на процеса на писане на предложения, екипът ви трябва да провежда редовни срещи. По време на тези срещи обсъждате стратегия, подход, нови данни и напредък. Ръководителят на екипа за задържане може да бъде експерт по бизнес развитие, който е отговорен за логистиката при съставянето на предложението за договор. Като алтернатива, лидерът може да бъде човек, който президентът на компанията назначава като лидер или по-опитен човек, който просто поема отговорността за ръководене на екипа. Редовните срещи с екипа ви за улавяне ще гарантират, че вашето предложение за договор е на път и че спазвате крайния срок за подаване на вашето окончателно предложение. Ще има многобройни прегледи, обсъждане и обсъждане на предложението - това е огромно усилие, дори и за малки договори.
Как да спечелите предложение за договор
Вашата цел е да спечелите награда за договор - да не спечелите предложение за договор. Но важното е съдържанието и непреодолимото съдържание на предложението, а не семантиката. Първата стъпка в написването на предложение за печеливш договор е да се проучи агенцията, която е издала искането. Някои компании предоставят информация за държавни агенции; въпреки това всеки член на екипа ви трябва да допринесе каквато и да е информация за агенцията. Например, ако вашият ръководител на проекти разполага с информация за стратегическото ръководство на агенцията от предишната треньорска работа, това би било полезно за описване на резултатите от коучинг ангажимента с тази агенция. Или, ако вашият бизнес служител е прегледал бюджетните кредити от Конгреса на запитващата агенция, това е полезно при определяне на цената, която придружава предложението ви за договор.
Писането на печелившо предложение за договор изисква методичен и систематичен подход към отговора на искането на правителството. Първо, направете вашите изследвания. Ако не сте запознати с агенцията, проучете сайта й, за да разберете мисията, визията и основните принципи. Включете тези неща в своето предложение и ако те са в съответствие с мисията, визията и основните принципи на вашата компания, толкова по-добре. Начертайте тези паралели, така че правителственият екип за преглед на предложенията вижда привеждане в съответствие с вашата компания. Това е ключов стратегически подход за установяване на подобна връзка с агенцията.
Проучете привличането, за да сте сигурни, че разбирате какво иска агенцията и да съгласувате времето и усилията, необходими, за да отговорите на искането. Ако изпращате предложение за мащабен проект, в който нямате никакво предишно представяне или опит в тази област, трябва или да подадете тази покана или да напишете изключително убедително предложение, което напълно описва възможностите ви в областта на услугите, правителствената агенция изисква. Направете и вашите изследвания на конкуренцията. Федералните правителствени агенции са длъжни да публикуват своите искания на Федералния уебсайт за бизнес възможности - FedBizOpps, за кратко (fbo.gov). Под раздела "Заинтересовани доставчици" на публикуването на покана ще намерите списък на потенциалните изпълнители и доставчици. Всички компании, изброени в този раздел, не могат да представят предложения за договори; Въпреки това, това е добър старт за разбирането кой е вашата конкуренция.
Предложение за договорно писмо
Една от ключовите стъпки при подаване на предложение за спечелен договор е поръчката на компонентите на предложението ви. За много бизнес доклади, обобщение се изготвя само след като "месото" от доклада е финализирано. Същата практика е разумна за съставянето на писмото за предложението за договор. Помислете за писмото за предложението за договор като обобщение - изгответе проект на декларация, която използвате за всичките си предложения за договор, но запазете уточнението за последната стъпка в писменото си предложение за договор.
Повечето предложения за договор за правителството се предават по електронен път. Ето защо примерното писмо на предложението за договор е само електронно съобщение, което казва нещо подобно: „ABC Consulting има удоволствието да предостави приложения отговор на RFP # 0000, който включва техническия подход, ценообразуването и автобиографиите на ключовия персонал на ABC. предаване ". Причината, поради която искате потвърждение за получаване, е да сте сигурни, че имате доказателство, че сте подали предложението до крайния срок. Като се има предвид това, въвеждането на предложение за спечелен договор е по-скоро предложение за писмо, отколкото изпращане на електронна поща.Първата част от Вашето предложение за поръчка трябва да съдържа основна информация за вашата компания, услугите, които предлага вашата компания и накратко да посочите причината, поради която сте квалифициран изпълнител или продавач. Ето примерно въведение, което служи като писмо за предложение за договор:
ABC Consulting (ABC) е 8 (а), икономически неблагоприятно положение, собственост на жени, собственост на малък бизнес (EDWOSB) с бизнес мисията да осигури превъзходни решения, ориентирани към клиента, гъвкавост и иновации. Ние работим с нашите клиенти, за да оценим техните основни цели и да предоставим рентабилни, ефективни и ориентирани към резултатите решения. Управленският екип на ABC има над 150 години комбиниран управленски опит, фокусиран върху уникалните аспекти на федералните договори. С нашия комбиниран опит в областта на управлението и управлението на програми, ABC предлага опит в индустрията с практически опит и знания за нашите федерални клиенти.
През последните няколко години ABC преживя огромен растеж, реализирайки среден ръст от 25% годишно. Приписваме нашия експлозивен растеж на нашата непоколебима ангажираност към качеството. Ние използваме най-добрите индустриални практики за управление на малки и сложни проекти. Нашите методологии за контрол на качеството включват анализи за: 1) дефиниране на стратегии за управление и цели на програмата в количествено и измерими термини; 2) прилагане на системи и процедури за мониторинг на изпълнението на системата спрямо конкретни цели; и прилагане на научените уроци. Ние допълваме нашите методологии за качество с решения за управление на риска, за да намалим вероятността и въздействието на грешките чрез системи за професионална реакция на риска.
Нашата корпоративна инфраструктура е предназначена да доставя висококачествени услуги на бързо развиващата се бизнес база. Нашето висше ръководство колективно функционира като цялостна подкрепа за персонала на нашата програма, а не като типични “мениджъри”, диктуващи процедури, процеси или корпоративни политики. Висшето ръководство на ABC функционира като основа за предоставяне на цялостна корпоративна подкрепа и ресурси на персонала на програмата, пряко подпомагащ нашите клиенти. Ние разбираме нуждите и приоритетите на нашите клиенти и управляваме ресурсите си в подкрепа на техните цели.
Ще използваме миналите си успехи, опит и най-добри практики, за да предоставим на името на вмъкни от агенцията име на правителството различни инициативи за организационно развитие. Инициативите за организационно развитие, които проектираме, ще подобрят индивидуалните и екипни резултати. Резултатът от нашите инициативи ще увеличи ангажираността на служителите чрез ефективна комуникация, сътрудничество и изграждане на консенсус. ABC Consulting има опит, обучение, квалификации и професионалисти, за да достави успешно голямото разнообразие от услуги за човешки капитал, изисквани съгласно Декларацията за работоспособност (PWS).
