Ясните, добре написани политики и процедури гарантират, че ежедневните операции отразяват вашето дългосрочно бизнес виждане и мисия. Те също така създават рамка за вземане на последователни и справедливи решения и работят за защита на законните интереси на вашия бизнес. Процесът на приемане, който обикновено се състои в преразглеждане, тестване, модифициране и ратифициране, е от решаващо значение за гарантиране, че политиките и процедурите подобряват, а не пречат на вероятността за постигане на тези цели.
Прегледайте проектите за правила и процедури
Етапът на приемане, който е третият етап от жизнения цикъл на политиките и процедурите, започва с цялостен преглед. В много предприятия ръководният екип извършва първоначален преглед, преди да приеме предложените решения за изменение, тестване или одобрение. Погледнете да видите дали предложената политика е свързана със стратегическа цел и дали процедурите са свързани с родителската политика. Също така се уверете, че словосочетанието е разбираемо и адресира целевата аудитория. Изпратете всяко писане, което не успее на първоначалния преглед, обратно на писателя за преразглеждане.
Установете Правила за обратна връзка
Създайте правила, включително крайни срокове, за предоставяне на обратна информация за промени или пълни заявки за преразглеждане. Всичко, изпратено след първоначален преглед, трябва да включва подходяща обратна връзка, а не изявление като „без становище“. Например, изисква обратната връзка да започва с изявления като „проектът изисква незначителни изменения“ или „проектът е неприемлив и се нуждае от значително Следвайте тези начални изявления с конкретни промени или препоръки за преразглеждане.
Фаза на изпитване
Прилагане на политиката и свързаните с нея процедури, като се използва ограничена аудитория и определено време. Най-често аудиторията е най-пряко засегнатият отдел или потребителите. Времето трябва да бъде достатъчно дълго, за да се оцени ефектът върху ежедневните операции и всички възможни последици. Инструктирайте мениджърите и засегнатите служители да предоставят обратна информация за това дали резолюцията е ефективна, както и дали промените могат да направят резолюция по-ефективна, по-ефективна или по-добра в съответствие с директивата за съответствие.
Ратифициране и изпълнение
Ратификацията е последната стъпка в одобряването на политики и процедури. За малък бизнес с плоска организационна структура и малко лица, които вземат решения, това може да бъде толкова просто, колкото собственикът на фирмата подписва и инструктира човешките ресурси да вмъкнат резолюцията в ръководството на служителите. За среден или голям бизнес, ратификацията най-често включва окончателен преглед и обсъждане, последвано от гласуване с резолюция. След като бъдат одобрени, политиките и процедурите преминават към фазата на изпълнение.
