Често в бизнеса е необходимо да се изпрати едно важно комюнике към група хора, като ги информира за промени или промени в политиките и процедурите на компанията. Ако тези хора принадлежат към формална група, има редица възможности за отправяне на писмо до тях.
Адресиране на група в писмо
Използвайте официалното означение за групата, ако групата е официално организирана и призната с това име. Например, ако групата е „Дъщерите на американската революция“, то е напълно правилно да се обърне към групата, използвайки „Скъпи дъщери на американската революция“. Това е най-официалният начин да се признае информацията в писмото за Въпреки това е съмнително, че самото писмо ще бъде споделено с групата като цяло, а по-скоро с нейните офицери и мениджъри.
Също така е приемливо да се обърне към групата чрез тяхното колективно заглавие, отхвърляйки наименованието "Скъпи". Можете да започнете писмо с „На всички мениджъри на профили“ или „На надзорници за нощно преместване“.
Ако групата е тази, в която бихте искали да се обърнете към лице, чието име и име са неизвестни, уместно е да се използва поздравът „За кого може да се отнася“. Докато тази фраза предполага, че тя е предназначена за индивид, тя е подходящо да се използва при обръщане към група. Този поздрав, въпреки че е правилен и подходящ, няма орган, който идва от адресирането на важно писмо с правилното име на лицето за контакт и неговото заглавие.
Използвайте обикновено обозначение като „Дистрибуция“ или дори „Виж дистрибуция“ в полето „До“ на бизнес меморандум, особено ако писмото е вътрешно. Имената на всички лица в списъка за разпространение трябва да бъдат напълно разкрити в писмото, обикновено като част от секцията на долния колонтитул. Този списък може да бъде организиран по азбучен ред или по йерархия на организацията, като имената на висшите мениджъри са изброени първо в ранглиста, следвани от азбучен списък на всички подчинени.
Посочете имената, заглавията и адресите на всички заинтересовани страни, ако групата е малка и не е свързана с асоциация с една компания. Този метод е удобен за получателите на писмото, на които се предоставя удобен справочник за всички страни в едно комюнике.
