За повечето мениджъри дисциплинирането на служителите е едно от най-неудобните преживявания, с които да се борим. Ръководителите имат отговорността да пишат писма за дисциплинарни действия, които остават в досиетата на служителите, за да документират нарушенията на служителя. Тези писма имат две функции: да уведомят служителя какво ще се случи с него в резултат на нарушението му и да служат като постоянен протокол за неправомерно поведение на служителя в неговото досие.
Заредете принтера с бланки на фирмата. Това писмо ще стане част от официалния файл на служителя, така че трябва да следвате съответния протокол.
Въведете пълната дата. Прескочете ред и въведете името на служителя и адреса на фирмата. Дори ако всъщност не изпратите писмото, следвайки правилния формат на бизнес писмо, ще получите впечатление за професионализъм.
Започнете писмото, като напишете името на служителя, последвано от двоеточие. Прескачане на линия.
Започнете първия параграф, като посочите ясно естеството на нарушението. Обърнете се към наръчника на служителите на вашата компания, за да може служителят сам да потърси правилото. Дайте конкретни подробности за нарушението, като например датата, на която е настъпил инцидентът, и посочете други служители, които са участвали.Посочването на тази информация ясно ще ви помогне, ако служителят оспори дисциплинарното действие и отнесе въпроса до съда.
Обяснете подробно какво е извършил служителят и как е трябвало да действа в ситуацията. Служителите понякога нарушават правилата, защото не ги разбират ясно, така че обяснението за нарушението и подходящата информация ще им попречат да извършат нарушението втори път. Предложете да се срещнете със служителя, за да обсъдите въпроса в детайли.
Дайте на служителя възможност да се откаже от нарушението, например като напишете официално писмо за извинение на другата страна. Информирайте го за крайните срокове за подаване на отговор или писмо.
Кажете на служителя ясно и сбито какво може да очаква в резултат на това нарушение. Посочете съответните подробности за нейното текущо наказание, като например датите на всяко изслушване или датите на влизане в сила за прекратяване на трудовото й правоотношение, ако е приложимо. Ако служителят може да очаква прогресивно дисциплинарно действие в резултат на по-нататъшни нарушения, уведомете я какви ще бъдат тези наказания.
Дайте на служителя информацията за процеса на обжалване, ако е приложимо.
Помолете служителя да получи официален отговор за неговото досие; често този отговор ще бъде под формата на официално писмо. Необходима ви е тази документация за досието на служителя, в случай че той отнесе въпроса до съда.
Въведете пълното си име и заглавие. Отпечатайте писмото и подпишете името си за вашето напечатано име в синьо или черно мастило.
Направете няколко копия на писмото. Запазете 1 копие в досието на служителя, дайте друго на адвоката на вашата фирма и запазете друг за собствените си записи.
Изпращайте писмото до служителя или му го предайте пред представител на човешките ресурси или административен асистент. Необходимо е потвърждение, че служителят е получил официалното уведомление.
Съвети
-
Поддържайте тонуса професионален и фактически. Това писмо може да се обърне към съда, ако работникът или служителят оспори дисциплинарното наказание и вие искате да се явите професионални и честни по всяко време.
