Електронните писма и други електронни средства за комуникация може да са избутали хартиени писма до ръба на съзнанието, но би било подвеждащо да се предположи, че изкуството на писането на писма е мъртво. Напротив, фирмите използват писма всеки ден, за да изпращат информация, предават важни условия на клиентите и поставят нещо осезаемо в ръцете на получателя. Полуформално писмо е подходящо, когато познавате получателя, но не като приятел.
Полу-формален ли е правилният формат?
Винаги обмисляйте получателя, когато подготвяте бизнес писмо. Полуформално писмо е подходящо, когато познавате получателя или общувате редовно с него или нея, например счетоводителя, който се грижи за счетоводството ви или офис мениджъра на вашия основен доставчик. Ако изобщо не познавате човека, изберете официален стил на писмо. Полуформалните писма са по-любезни от неформални писма. Мислете за тях като за кръстоска между типа на официалното писмо, което може да пишете на правителствения регулатор и спокойния стил на писмото, което можете да пишете на приятел.
Следвайте стандартния формат за бизнес писма
Полуформалните писма следват стандартния формат за бизнес-писмо; само езикът, който ще промените, ще създаде неутрален тон. Изберете канцеларски материали, които са отпечатани с вашата фирмена бланка и напишете името и адреса на получателя в горната лява част на страницата. Така че, ако пишете на главния изпълнителен директор на компания доставчик, вътрешният адрес ще се чете:
Г-жа Катрин Торънс, главен изпълнителен директор
Acme Company
123 Acme Street
Бартълсвил, Оклахома 74003
След това напишете датата във формат месец-ден-година. В бизнес писането е обичайно да се пише месец като дума: "28 март, 2018 г."
Изберете поздрав
Използвайте фамилното име на получателя, последвано от двоеточие - „Уважаеми господине / госпожи / госпожи / госпожи. Toulson-Smith: "Не пишете първото име; счита се за груб. Ако не знаете името на получателя, направете някои онлайн изследвания, за да го откриете. Използвайте общ поздрав като „Уважаеми директор на продажбите:“ само като крайна мярка. В този сценарий би било за предпочитане да се обърнете към вашето писмо "Уважаеми господине" или "Уважаема госпожо" и да използвате официален тон.
Структурирайте тялото за яснота
Тялото на писмото ви трябва да има вежлив и неутрален тон. Използвайте ежедневните думи вместо официалните думи, например „също“ вместо „освен това“ и „но“ вместо „обаче“. Сблъсъците като "аз", "не" и "няма" са добре в полуформално писмо, стига да се вписват в стила на къщата на вашата фирма. Отворете, като опишете причината, поради която пишете, и направете останалите си точки над два-четири параграфа по логичен начин, една идея на всеки параграф. Спазвайте времето на получателя и дръжте писмото кратко, колкото можете.
Напишете Безплатно Близо
Имате различни опции за закръгляване на полуформално писмо, затова изберете любезно, но сърдечно затваряне от списъка по-долу:
- С уважение,
- Искрено Ваш,
- Искрено Ваш,
- На Ваше разположение,
- Сърдечно,
- Най-добри пожелания,
Завършете, като напишете вашето име и заглавие, след това отпечатайте писмото и подпишете името си в интервала между затварянето и вашето въведено име.
Пример за полуформално писмо
Всичко това заедно, ето един пример за кратко полуформално писмо:
Уважаеми г-жо Mears:
Пиша да ви поканя официално да бъдете гост-лектор и фасилитатор на семинара на предстоящата конференция за промишлени продажби през 2019 г.
Темата на тази конференция е "Продажби: Езда на технологичната вълна". Тя ще се проведе в Ърнест Н. Мориал конгресен център в Ню Орлеанс от 3 до 5 октомври 2019 година.
За ваша информация, Катерина Хоулдън от Intelligent Sales ще бъде водещ говорител. Темата на нейната презентация е "Овладяване на продажбите". Ако влезете в нашия портал за конференции на www.indsalescon.net, можете да видите настоящата проектопрограма и конкретните теми, които речите и семинарите ще покрият временно.
Очакваме посещаемостта да бъде най-високата досега тази година, в областта на 4000 делегати и 80 лектори. Бих се радвал и чест, ако допринесете за това престижно събитие.
Ще ви бъда благодарен, ако можете да отговорите любезно до 30 май. Оттам аз мога да ви дам допълнителна информация, която може да ви е необходима.
Най-добри пожелания,
Джейн Доу
