В протокола за срещите се описват действията, предприети по време на среща. Форматът следва правилата на Робърт и се използва за всичко - от клубни и бизнес срещи до правителствени срещи. За годишните срещи на Асоциацията на собствениците (Homeowners 'Association), протоколите предоставят протокол за решенията и действията на съвета на HOA. Като води бележки и записва заседанието, секретарят на съвета може точно да запише протокола след заседанието. Становището трябва да бъде оставено извън протокола, за да се запази документът кратък и обективен.
Използвайте програмата за срещи, за да създадете очертание на темите за срещите. Избройте темите и оставете място за бележките си.
Вземете бележки по време на срещата относно присъствието, предложенията, решенията и обсъжданите теми по време на срещата. Забележете кой е казал какво можете да припишете правилно. Можете да използвате диктофон, за да не пропуснете нищо. Вашите бележки трябва да обобщават дискусията. Запишете часа и датата на срещата и крайния час на срещата.
Въведете минутите, като започнете с името на съдията и името на събранието. Списък на присъстващите и отсъстващи. Посочете членовете на съвета по заглавие и име. Запишете часа и датата на срещата.
Избройте темите, за да ги обсъдите и включете всички предложения, гласове и решения, взети за всяка тема. Избройте всички представени факти, като оставите без мнение и предположения.
Приложете всички доклади, представени на срещата. Избройте, че те са представени в протокола.
Елементи, от които се нуждаете
-
Тетрадка
-
молив
-
Диктофон (по избор)
-
компютър
-
Програма на срещата
