Ръководителят на проекта провежда редовни срещи с членове на екипа по проекта, за да обсъжда текущите си проекти. Освен това, ръководителят на проекта може да улеснява срещите със заинтересованите страни по проекта, изпълнителното ръководство и клиентите, за да стартира проект и може да провежда текущи срещи, за да предостави актуални данни за проектите си и да отговори на въпроси относно сроковете и бюджетите. Подготовката за всяка среща по проекта е от ключово значение за ползотворното използване както на вашето време, така и на времето на участниците в срещата.
Поканете съответните лица на срещата по проекта. Определете целите, които трябва да постигнете на срещата въз основа на поканените. Ако се срещнете с членовете на екипа по проекта, можете да си поставите цели за получаване на актуализации на статуса, решаване на вътрешни проблеми и споделяне на информация между членовете на екипа помежду си за проекта. Ако се срещнете със заинтересовани страни по проекта, изпълнителни директори и клиенти, целта ви е да предоставите общи обновления за етапи и да отговорите на въпроси.
Търсете теми от дневния ред на поканените няколко дни преди срещата. Вместо да избягвате изненадващата крива на срещата, попитайте за въпроси и теми за дискусии от тези, които са свързани с проекта. Това ще ви даде време да подготвите и поканите други, които могат да ви подкрепят на срещата. Очаквайте това, което поканените ще искат да чуят и обсъждат по проекта. Например, ако знаете, че клиентите искат да обсъдят маркетингови материали, получавайте актуализации от вашия отдел за комуникации и поканете представител на срещата.
Създаване на официална програма за заседание на проекта. Избройте подробностите за срещата, като например името на събранието, датата, часа, местоположението и номера за конферентен разговор в горната част на страницата. Списък на теми от дневния ред като статуса на етапите на проекта; статут на функционални бизнес области като ИТ, маркетинг, правни и други съответни отдели; бюджет на проекта; следващи стъпки; и всички теми, предложени ви от други.
Изпратете всички поканени участници на електронна покана за събрание и дневен ред. Включете план на проекта или доклад за състоянието, който да придружава дискусията относно състоянието и сроковете. Изпратете поканата възможно най-рано и следвайте дневния ред и приложенията най-малко един до два дни преди срещата. Това ще позволи на поканените да прегледат документите и да се подготвят предварително.
Проверете за логистиката на срещите, като резервации за конферентни зали и за настройка на стаята няколко дни преди срещата. Проверете номера на конферентния си разговор и влизанията в уеб срещите, както е приложимо, за да сте сигурни, че работят и са лесно достъпни. Тъй като участниците вероятно работят по няколко задачи, не искате да губите времето на някой с дефектни телефонни номера и уеб връзки.
