Термините „проектни разходи” и „проектен бюджет” често се разпръскват свободно по време на етапите на планиране на проекта. Докато някои смятат, че двата термина са взаимозаменяеми, други знаят, че има разлика между двете. Важно е ръководителят на проекта да разбере смисъла на тези термини и да знае как да ги използва правилно, за да избегне объркване при управлението на проекта и общуването с ръководителите на компанията за развитието му.
Бюджет на проекта
Терминът „бюджет на проекта“ се отнася до бюджет, който показва как ще бъдат изразходвани средствата, отпуснати за проекта. Тя разбива финансовите детайли за разходите и покупките, необходими за успеха на проекта. Например в бюджета ще бъдат показани заплатите на служителите, закупуването на машини, доставките, инструментите и наемът на временни офиси. С други думи, мениджърът на проекта ще може да отчете всяка една стотинка, изразходвана по проекта.
Разходи по проекта
Терминът "стойност на проекта" се отнася до общата сума, която въпросният проект ще струва на компанията. Ръководителите използват тази цифра, за да правят промени в другите бюджети на компанията, като например оперативни бюджети, бюджета на бюджета и бюджетите на разходите, за да направят място за въпросния проект. Общата стойност на проекта се изчислява чрез сумиране на общите разходи в бюджета на проекта, така че собствениците на предприятия знаят колко да оставят настрана.
Развитие на проекта и промени
Общият план на разходите по проекта е повлиян, ако бюджетът на проекта се коригира по време на разработването и изпълнението на проекта. Например, проектът може да бъде засегнат от непредвидени обстоятелства като лоши метеорологични условия или липса на работна сила в полето. Бюджетът може да се промени, ако машината се счупи и трябва да бъде заменена. Ако бюджетът се промени след одобряването му, общият план за разходите по проекта също се коригира.
Използване на разходите и бюджета
Ръководителите на компанията ще запазят първоначално планираните разходи по проекта и крайните разходи по проекта за бъдещо планиране. Разликата в разходите ще покаже къде в планирането има недостатъци, което е от полза за бъдещи проекти. Той е полезен и по отношение на мерките за управление на риска и превенция, така че бюджетът може да бъде по-точен за бъдещи проекти или задачи.
