Доброто управление на проекти означава документиране на това, което ще направите, както и това, което е направено.Както хартата на проекта, така и обхватът на проекта се създават в началото на началната фаза на проекта и всеки от тях помага да се насочи проектът в правилната посока. Макар че и двата документа са от решаващо значение за превръщането на проекта в нещо, те имат много различни цели, аудитория и съдържание.
упълномощаване
Хартата има една основна цел: да упълномощи ръководител на проекта да използва определени ресурси за завършване на проект. Второ, Хартата трябва да назначи спонсор на проект. Тези двама души ще управляват и подкрепят проекта в няколко екипа и през няколко фази. Хартата трябва да бъде кратък документ, който започва с кратко въведение в проекта, който включва цели, цел и крайна дата; включва таблица, в която са изброени ръководителите на проекти, спонсорите и всички други заинтересовани страни от изпълнителния орган; и затваряне с подписи с посочените участници. Хартата рядко трябва да бъде по-дълга от две страници.
Одобрение
Тъй като хартата е подписана от най-малко един старши член на екипа, спонсорът, той предоставя на проекта документирана валидност. Хартата често се предоставя на ръководители или други високопоставени членове на екипа и служи за уведомяване, че проектът е одобрен. Тъй като много проекти се управляват в отделите, това одобрение служи също така и на други екипи, че тяхното сътрудничество ще бъде необходимо. Често хартата се представя заедно с бизнес казус и тези два документа записват причината за проекта.
Цели
Обхватът на проекта определя параметрите на проекта. Първоначално се подготвя предварителен документ (заедно с хартата и други документи за започване), за да се очертаят целите. Този документ обикновено се представя на ръководителите на екипите, които ще бъдат членове на екипа по проекта, въпреки че не включва как ще се изпълняват задачите. Например, в един строителен проект, предварителният обхват би описал структурата, която ще бъде построена, включително броя на стаите, квадратурата и броя на входовете.
отговорност
Документът за обхвата ще помогне на заинтересованите страни да определят дали даден проект е завършен. Тъй като документът за обхвата дефинира какво ще постигне проектът, е полезно по време на проекта да се определи дали проектът е по график за успешно приключване. Ако вашият проект е да внедрите пакет от софтуер, който включва три приложения и сте изпълнили две, не сте доставили обещания си обхват. Документите за обхвата често се променят по време на проекта по тази причина. За разлика от хартата, документите за обхват се считат за "живи" документи и, когато се открива нова информация, целите могат да бъдат променяни.
