Рецепционистите често са първата контактна точка, която клиентите и клиентите срещат, когато влязат в офиса ви или говорят с тях, когато се обаждат. Първите впечатления са важни, така че намирането на рецепционист с най-добрата комбинация от професионализъм, компетентност и приятелски настроения ще извърви дълъг път към изграждането на вашия бизнес като добре управлявана операция.
Сравнителен анализ на качествата
Компания за управление на човешките ресурси Групата Rainmaker препоръчва да се използва систематичен подход за идентифициране на ключовите характеристики на качествен рецепционист преди започване на интервюто и процеса на наемане. Тъй като рецепционистите обикновено са първата точка на контакт от външния свят, съобщението, което изпраща рецепционистът, трябва да се приведе в съответствие с корпоративния ви имидж. Поведенческият стил на рецепциониста, ценности и мотиватори, заедно с уменията на хората и личните качества, са от голямо значение, според Rainmaker. Докато професионализмът и компетентността винаги са важни, желаните лични качества могат да се различават между художествена галерия и адвокатска кантора, например.
Ценно поведение
Докато корпоративният имидж е важен, всички качествени рецепционисти споделят особени поведенчески характеристики, които ги правят ефективни членове на екипа. Първо, рецепционистите трябва да бъдат насочени към клиента - включително клиентите, които също са колеги. Рецепционистите също трябва да се радват да говорят с хората и да не се притесняват от чести прекъсвания като звънене на телефон или посетител на офиса. Освен това рецепционистът трябва също да може да поддържа нормалната и чиста работна среда; да останеш организиран ще помогне, когато той е призован да изпълнява две задачи едновременно, често срещано явление на рецепцията. Добрите комуникационни умения, включително способността да се пише и говори ясно и с подходяща дикция, също е от съществено значение, според Genius Center, организация за подкрепа на бизнеса.
Само мотивиране
Ефективен рецепционист трябва да се съсредоточи върху правилните неща, според правилата на Rainmaker, и по начин, който съответства на културата и стандарта на компанията. Не само рецепционистът трябва бързо да научи как работят нещата, но трябва да се съсредоточи върху балансирането на задачата и разумното управление на собственото си време. Запознаването с бизнеса, включително честото усвояване на нови задачи и намирането на най-необходимото, прави рецепциониста ценен актив. Макар че тези умения може и да не са част от официалната длъжностна характеристика, това са тези качества, които поставят ефективен администратор освен неефективен.
Лични умения
Рецепционистите трябва да работят с малък надзор и да могат да вземат дипломатични решения, насочени към клиентите, често под принуда, без да раздразнят перата. В резултат на това най-добрите рецепционисти обикновено са гъвкави и имат отлични умения за планиране и организация. Те също са тактични; Не забравяйте, че един сърдит клиент може първо да извади чувствата си от рецепциониста, а рецепционистката, която е в състояние да успокои разочарованието, може да спаси много главоболия. Ето защо, тактичните добри маниери са от съществено значение.
