Независимо дали управлявате благотворителна организация, хвърляте годишната празнична партия или стартирате нова тренировъчна програма и се нуждаете от консултант, писмените покани са основен инструмент за привличане на помощ. Бизнес писма за привличане на информация трябва да бъдат насочени и кратки, съдържащи цялата уместна информация, която получателят ще трябва да вземе решение и действие. Освен това трябва да знаете закон за привличане във вашия район, за да сте сигурни, че всичко е над борда.
Определете целта на вашето писмо. Привличате ли дарения или търсите оферта за договор за работа? Набирането на писма често се използва от организации като благотворителни организации, които търсят дарения или фирми, търсещи котировки от потенциални доставчици за конкретно събитие, инициатива или програма. Направете подробен списък на приложимите организации, на които искате да изпратите писмото, и се уверете, че те отговарят на критериите за услугите, които търсите.
Очертайте съответните детайли. За да поискате най-добрия отговор, вашето писмо трябва да включва конкретни препратки към услугите, които търсите. Тези данни включват датата и часа на събитието или проекта, както и изискваните задачи. Писмото трябва изрично да изисква ценова оферта от получателя за изпълнение на заявените задачи. Ако това е за усилия за набиране на средства за благотворителна организация, бъдете прозрачни относно факта, че искате пари. Трябва също да илюстрирате минималното или стандартното дарение, което очаквате. Ако нямате минимално дарение, можете да включите и тази информация.
Добавете ползи. Кажете на лицето, в писмото, какви ползи ще извлекат от участието си в усилията ви. Обезщетенията могат да включват някаква форма на публичност за неговия бизнес или организация или публично признаване на неговите действия. Включете какъв вид публичност ще бъде, къде ще се появи и за какъв период от време.
Направете прозата ясна. Съдържанието и оформянето на писмото трябва да бъдат ясни, кратки и уважителни. Избягвайте цветен език и неловко изречение и структура на параграф. Уважавайте факта, че вашата аудитория е заета и ще искате да прочетете материала с ефективност и лекота.
Имайте предвид местните закони за привличане. Много държави имат закони, свързани с привличането на бизнес или пари. Например, от благотворителна организация може да се изиска да се регистрира официално с държавата, преди да могат да бъдат разпространени писма от този вид. Вниманието към тези въпроси не само ще доведе до законно изпълнение на вашия проект, но и ще ви спести значителни главоболия от държавни и местни служители. Започнете с офиса на вашия щат, за да установите вашите права и отговорности.
