Промяната на процедурите за фактуриране на вашата компания може да повлияе на начина, по който правите бизнес с десетки клиенти. Не можете просто да променяте планираните дати на фактури, да увеличавате сумите за плащане или да преразглеждате по друг начин условията си, без да уведомявате клиентите си предварително. В противен случай сте изправени пред перспективата за обаждания, оплаквания, загуба на приходи и отрицателни коментари. Изработвайте писмото, което изпращате на клиентите си, така че то да дава пълни отговори на „кой, какво, кога и къде“ на новите ви политики.
Изясняване на целта
Официалните съобщения за процедурни промени следва да се отворят с ясни изявления за източника на информацията, населението, което тя засяга, и естеството на промяната. За да постигнете тази цел, използвайте бланка на фирмата, за да може получателят веднага да узнае вашата самоличност. Ако настроите съобщението си в софтуера за текстообработка като проект за циркулярни писма, можете да включите персонализиран поздрав във всяко писмо, за да избегнете ужасното въвеждане на "Уважаеми уважаеми клиенти", което обезличава всяко съобщение. Потвърдете отново оценката на бизнеса на получателя и изложете основните принципи на политиката в кратък първи параграф. Например, можете да обявите „Тъй като ние ценим вас като клиент, ние се свързваме с вас, за да ви информираме за предстояща промяна в нашите процедури за таксуване, която засяга профила ви при нас“.
Предоставете подробности
След като въведете общата тема на вашата комуникация, стигнете до точката в следващия параграф. Обяснете - колкото е възможно по-кратко - промяната, която идва и как новите правила се различават от старите. Клиентите искат да знаят точно как вашите политики ги засягат. Ако не успеете да предоставите ясно, логично обяснение, което отговаря на всички очевидни въпроси, които повдига, телефонът ви ще започне да звъни скоро след пристигането на писмата в пощенските кутии на получателите. За да се уверите, че сте адресирали всички необходими подробности, помолете приятели, колеги или други външни лица да прочетат писмото ви в етапите на прототипа и да прецизирате посланието си в светлината на всички въпроси, които повдигат.
Потвърдете времето
Определете точно кога промените влизат в сила. Ако клиентите трябва да започнат да използват нов адрес за плащане, който е ефективен със платежния цикъл на конкретен месец, кажете им „Започнете с плащането си от месец и година. Моля, изпратете чека си на адрес адрес. Ако клиентите виждат промяна в условията за плащане, кажете им „Повишаваме минималното ви плащане от брой на брой процента от салдото Ви към месец и година." За да избегнете объркване, използвайте това изявление за синхронизация, за да повторите промяната и дайте пълна дата, така че вашето писмо да стане жизнеспособна бъдеща справка за файловете на клиентите.
Направете го официално
Преди да затворите писмото си, изяснете по твърд, но приятелски начин, че промените ви не представляват незадължителни термини. Клиентите трябва да осъзнаят, че не могат да се откажат от процедурите ви, освен ако не затворят сметките си и че продължаването на бизнес с вас след датата на промяната потвърждава, че те приемат и приемат да спазват новите ви правила. Посочете вашето име и информация за контакт, дори ако всичко се появява като част от бланка, и подчертайте, че приветствате обажданията на клиентите, ако имат въпроси или коментари.
