В един ден и във възрастта на технологиите, процесите на съкращения, терабайтите, гигабайтите и дублиращите се копия на информацията, управлението на записите е обикновена, но критична практика, която всички организации трябваше да имат. Все по-често подходът за поддържане на файлове с данни се превръща в хляб и масло за вземане на добри бизнес решения.
Какво включва управлението на записите
Управлението на записите включва множество области на събиране на данни, съхранение и евентуално правилно унищожаване. Науката е разделена на няколко категории: въвеждане и събиране, съхранение, резервиране и резервиране и намаляване. Въвеждането и събирането на данни създава протоколи за служителите, които да следват как се създават данни и каква система за регистриране трябва да следва за по-лесно извличане по-късно. Той също така уточнява какво трябва да се съхранява и какво не трябва. Съхранението може да включва както хартиени, така и електронни файлове и установява параметри за това, какво средство за съхранение е позволено и какво не (например твърди дискове срещу хартиени папки срещу мрежи или флаш памети). Резервирането и архивирането включват поддържане на безопасни копия на важна информация в случай на бедствие. И накрая, намаляването уточнява допустимите методи за унищожаване и елиминиране на данни от бизнес системите.
Статистическа помощ за вземане на решения
Управлението на записите позволява лесно събиране на статистически данни. Голяма част от вземането на бизнес решения се основава на анализ на тенденциите. Анализът на тенденциите е разработен и изграден въз основа на намирането на модели в информация и данни и вземане на заключения за поведението на тези модели. Колкото по-добър е управлението на информацията, толкова по-добър е анализът на тенденциите и свързаните с тях бизнес познания.
Избягване на загуба на информация
Друг ключов компонент на управлението на записите е предотвратяването на загубата на данни. Това може да се случи много лесно: файлът се изтрива, грешната папка се раздробява, лош служител излиза от сградата с чувствителни данни.
Управлението на записите гарантира, че са налице превантивни процеси за организиране и съхраняване на информация по защитен начин. След това се пускат съкращения, като резервни системи и много копия, така че ако една файлова система бъде унищожена, тя може бързо да бъде заменена от скорошно копие. И накрая, мерките за сигурност помагат за улавяне на записи, които са подправени, което може да застраши благосъстоянието и интересите на компанията.
Организационни ползи
Управлението на записите подобрява ефективността. Данните се намират по-бързо, по-лесно и вземането на решения се подобрява чрез незабавен анализ и извличане на информация. Подобреното водене на записи намалява загубата на ресурси. По-малко хартия и място за съхранение на системата се използват, когато се следват правилните протоколи. Случайното унищожаване и трайната загуба се избягват, когато правилното управление на записите гарантира наличието на последните резервни копия. Управлението на записите поддържа и хартиена пътека, за да защити действията на компанията по време на съдебни дела. И накрая, управлението на записите помага да се поддържа добра организация, когато се занимават с клиенти или проекти и отговарят на тях. Като поддържат организирана система за събиране на информация, ценни данни и информация могат да бъдат извлечени, когато е необходимо, специфични за клиента или проекта.
Аутсорсинг като опция
Много компании искат да останат посветени на основните си специалности и не искат да бъдат толкова притеснени от поддържането на системи за данни. В такива случаи може да бъде много полезно да се използва партньор или продавач за поддържане и проектиране на управление на записите, така че компанията-клиент да може да се съсредоточи върху основния си бизнес. Администрацията просто се свежда до заплащане на услуга, която гарантира, че съхранената информация се събира и поддържа, тъй като клиентът се нуждае от нея за вземане на решения. Много по-големи компании са се насочили към тази посока, за да бъдат по-ефективни, понякога аутсорсинг само на услугите за бекъп и други, прехвърляне на цели системи за запис на доставчици за по-добро управление.
