Не бихте били първите професионалисти, които да обмислят как най-добре да се справят с конфиденциалното предаване на факсове. Означете го „поверително“ и може неволно да поканите любопитството и нахлуването в личния живот на някого. Пропуснете го и последствията може да са още по-лоши. Обърнете се към двата въпроса, като поставите факса си на „поверително“ на заглавния лист на факса. След това поставете някои зъби в предупреждението за изключване на очите, като напишете поверително съобщение в долния край на листа.
Създайте нов документ в програмата за текстообработка с 1-инчови полета. Вмъкнете фирменото си лого, ако е приложимо, в горната част на страницата.
Центрирайте думата „Поверително“ с получер шрифт в горната част на страницата. Пишете с главни букви за акцент. Под и центрирано поставете думите „Факс“, „Файл за покриване на листа“ или „Предаване на факс“ за бързо разпознаване.
Напишете „Дата:“ „Време:“ и „Брой страници, включително корицата:“ от лявата страна на корицата. Проверете два пъти и напишете "Адресат": "Факс номер" и "Телефонен номер:" на отделни редове. Продължете отново два пъти и напишете: “Sender:” “Fax number:” и “Phone number:” на отделни редове. Включването на факс и телефонни номера е умен начин да покриете вашите бази, особено ако факсът се загуби, загуби или никога не пристигне. Ако номерът е неправилен или са транспонирани два номера, можете да коригирате грешката при бъдещи предавания на факсове.
Персонализирайте покриващия лист на факса с раздел, подходящ за вашите бизнес нужди. Например, ако редовно изпращате факсове на един и същи човек или отдел, можете да направите кутия с заглавието „Информация за маршрута“ или „Следващи стъпки“. Или запазете опциите си отворени, като създадете раздел „Коментари“, за да можете да подадете ръка -напишете бележка или инструкции, като например: „Моля, обадете ми се веднага, за да потвърдите получаването на този факс.“
Напишете съобщение от долния колонтитул в долната част на капака на факса. Подобно на поверително предупреждение, което виждате на някои имейли, това съобщение трябва да предава, че факсът е поверителен; е предназначен само за получателя; и съдържа информация, чието „разкриване, копиране, използване или разпространение“ е забранено. Той също така трябва да поиска от изпращача да бъде уведомен за погрешна бележка - друга основателна причина да се предостави телефонен номер в горната част на корицата на факса.
