Искането за предложения е документ, издаден от компания, организация с нестопанска цел или правителствена агенция, която изисква отговори от потенциални доставчици на изброените изисквания. Докато RFP се различават по размер, обхват и форма, те обикновено обхващат подобни теми. Обикновено заявката ще обясни на продавачите за спонсориращия субект, какво иска да получи и ще определи условията за избор. RFP обикновено изисква от продавачите да обяснят защо са квалифицирани да отговорят, как възнамеряват да постигнат описаните в предложението цели и цената, която очакват да бъдат платени.
Опишете целта и обхвата на RFP, включително стоките, продуктите или услугите, които искате да придобиете, и квалификациите, които очаквате да притежавате от продавача. Това ще даде възможност на доставчиците да определят дали са допустими и желаят да отговорят. Като посочвате, че вашата фирма се нуждае от 10 000 сини джунджурии, доставени за три месеца, вашата организация търси място и оборудване, за да подготви и сервира 200 хранения дневно за възрастни клиенти, или вашата агенция изисква обучение за подобряване на обслужването на клиентите, можете да запазите собственото си и време и усилия на доставчиците.
Напишете описание на вашата компания, организация или агенция, която предоставя на потенциалните доставчици полезни данни. Тъй като това ще струва време и пари за повечето доставчици, за да отговорят на Вашия RFP, това спомага за установяването на бъдещи работни взаимоотношения. Обяснете какво възнамерявате да постигнете с техния продукт или услуга. Идентифицирайте хората, на които те трябва да насочват своите въпроси и кореспонденция.
Посочете обхвата на работата в детайли, така че доставчиците да могат да правят точни прогнози за труд, материали и други разходи.Избройте прогнозираните дати на приключване, за да могат да разработят реалистична времева линия. Опишете условията, които очаквате да изпълнят, като трудови, екологични и стандарти за безопасност. Посочете необходимите стандарти за изпълнение и как очаквате да наблюдавате и оценявате техните усилия.
Избройте плановете, докладите, продуктите, услугите и материалите, които очаквате да доставят и кога искате да завършите всеки. Доставчиците могат да имат обстоятелства, които ги възпрепятстват да доставят това, което поискате, когато го очаквате. Разликите между вашите очаквания и продавачи вероятно ще бъдат предмет на обсъждане по време на преговорите по договора. Някои ППП включват раздел със стандартни елементи на предложения договор, като клаузи за отмяна и споразумения за поверителност
Включете в своя RFP критериите, които ще използвате, за да оцените отговорите, които получавате, както и начина и времето за възлагане на спечелилия търга участник. Това е важно, за да се избегнат твърденията за фаворизиране или други нелоялни практики. Много RFP-та използват точкова система, която присъжда точки за разходи като разходи, обхват на работа, квалификации и персонал.
