Статия от Business Week от юни 1975 г. представи идеята за безхартиен офис. Въпреки това офисите все още използват хартия и в много случаи големи количества хартиени продукти. А с нарастването на домашния бизнес и домашните офиси се използва все повече и повече хартия. Отговорното управление на канцеларските изделия не само означава да знаете какво да купувате и къде да съхранявате канцеларски материали, но и как да намалите употребата му, как да използвате повторно старите канцеларски материали и как да рециклирате канцеларски материали.
Елементи, от които се нуждаете
-
Канцеларски консумативи
-
Място за съхранение
Направете инвентаризация на това, което офисът вече има, като съставите списък на всеки тип (файлове, хартиени подложки, бланки и др.) И количеството на всеки. Погледнете в определеното място за съхранение на канцеларски материали, ако има такова, и попитайте хората какво имат в техните бюра.
Попитайте хората какви видове канцеларски материали използват в момента и колко преценяват, че ще използват през следващите три месеца. Стартирайте главен списък. Също така разберете какво биха желали хората, които биха искали, които все още не са достъпни за тях.
Сравнете главния списък на това, което хората ще се нуждаят през следващите три месеца, за да видите списъка с вече наличните канцеларски материали в офиса.
Помислете за повторно използване на канцеларски материали, които се използват само частично. Намалете хартията, която има писане или фотокопиране само от едната страна и я свържете или закрепете заедно, за да образувате бележници. Разпространявайте стари визитни картички, за да могат хората да правят бележки или списъци. Използвайте стари пликове за съхранение на разписки или като папки с файлове. Насърчавайте хората да разработват свои собствени начини за повторно използване на хартия.
Изберете къде да закупите канцеларски материали, като сравните цените. Проверете дали доставчиците предлагат отстъпки за покупки на едро и дали предлагат честа карта на купувача за допълнителни спестявания. Сравнете цените за фирмени бланки на фирмата. Цените на местния принтер може да са сравними с цените на голям магазин за канцеларски стоки.
Отделете място за съхранение на канцеларски материали. Това може да бъде шкаф или просто чекмедже в шкаф. Вземете решение за начина, по който служителите в офиса ще имат достъп до канцеларските материали. Ако дозирането на канцеларски материали ще бъде контролирано, възложете на един човек да запази ключа и да разработите система, в която хората трябва да излязат от везните, които те вземат. Подредете канцеларските материали в пространството, като държите подобни елементи заедно.
Създайте график за редовна проверка на запасите от канцеларски материали и пренареждане на доставките. Абонирайте се за бюлетини на доставчиците си, за да бъдете информирани за всички промоции или продажби.
Съвети
-
Създайте кошчета за рециклиране на употребявани канцеларски материали и насърчете хората да ги използват. Настъргнете всяка хартия, съдържаща поверителна информация, и отнесете цялата хартия в местния център за рециклиране.
