Процедурите за хотелско счетоводство помагат на фирмата в хотелиерската индустрия да изготви точни финансови отчети, които са в съответствие с нормативните изисквания и счетоводните принципи. Тези регламенти включват международни стандарти за финансово отчитане (МСФО) и общоприети счетоводни принципи на САЩ (GAAP). Те се отнасят и до правилата на Комисията за ценни книжа и борси (SEC) и на Съвета за надзор на счетоводството на публичните дружества (PCAOB).
Приходи и признаване на разходи
Разпоредбите на SEC и PCAOB изискват от компанията за гостоприемство да установи адекватни и функционални контроли в системите за признаване на приходите и разходите. Приходите са приходи, които хотел генерира чрез предоставяне на услуги или отдаване под наем на стаи. Примерните позиции на приходите включват такси за резервация на гости и такси за стая. Счетоводителят на хотела кредитира сметка за приходи, за да увеличи размера си и тя я дебитира, за да намали салдото по сметката. Един разход е разходи или загуби, които един хотел има за предоставяне на услуги или отдаване под наем на стаи. Разходите могат да се отнасят до заплати, разходи за храна и напитки и комунални услуги. Счетоводителят на хотела дебитира сметка за разход, за да увеличи размера си и го кредитира, за да намали салдото по сметката. Приходите и разходите се отчитат в отчета за печалбата и загубата.
Запис на активите и пасивите
Мениджърът на хотела трябва да приложи адекватни насоки в системите за записване на активи и пасиви, тъй като активите и пасивите показват финансовата стабилност на компанията. Тези позиции отразяват оборотния капитал на фирмата или краткосрочната наличност на налични средства (оборотният капитал е равен на текущите активи минус текущите задължения). Един актив е ресурс, който хотелът притежава, като парични средства и материални запаси (краткосрочни активи) или недвижими имоти и машини (дългосрочни активи). Задължението е дълг, който хотелът трябва да изплати, когато е дължимо или финансово обещание, което трябва да изпълни навреме. Краткосрочен пасив е дълг, който туристическата фирма трябва да изплати в рамките на една година или по-малко, докато дългосрочният дълг е дължим след една година. Счетоводителят на хотела дебитира сметка за активи, за да увеличи размера й и тя го кредитира, за да намали салдото по сметката. Обратното е вярно за сметка на пасива. Хотелът отчита активи и пасиви в своя баланс.
Финансова отчетност
Счетоводните разпоредби и процедури, като US GAAP и IFRS, както и правилата на SEC и PCAOB, изискват компания за хотелиерски услуги да докладва "честни" и пълни финансови отчети в края на всяко тримесечие или година. В счетоводната терминология на хотела "справедливо" означава точна или обективна. Пълен набор от финансови отчети включва баланс (известен също като отчет за финансовото състояние), отчет за печалбата и загубата (P&L или отчет за доходите), отчет за паричните потоци и отчет за собствения капитал (наричан също отчет за неразпределената печалба)).
