Ако писането на бизнес писмо изглежда обезсърчително, може да е полезно да се знае, че всички бизнес писма трябва да следват основен шаблон. Шаблонът може да се използва само за всяка бизнес ситуация и може да се използва и в електронна поща.
Дата
Започнете вашето писмо, като напишете пълната дата на вашето писмо на около два инча от върха на лявата страна на хартията. В Съединените щати датите винаги се записват като месец, дата и година: 23 април 2009 г.
Адреси и поздрави
Намалете един ред от датата и поставете адреса си на един ред, вашия град, щат и пощенски код на следващия ред, а имейл адресът - на третия ред. Отпуснете още два реда и поставете името на получателя на първия ред, заглавието й на следващия ред под него, името на фирмата му на третия ред, адресът на компанията под него и градът, държавата и пощенския код на фирмата под него, Започнете вашето писмо с „Уважаеми” и с г-жа или с фамилията на лицето, освен ако знаете, че лицето използва друго почетно, като д-р или Rev., последвано от двоеточие. Горната част на писмото ви под тази дата ще изглежда така:
123 Your Street Вашият град, ST 12345 [email protected]
Г-жа Клара Уилс, директор „Човешки ресурси“ 456 „Компанията пътна компания“, ST 67890
Уважаеми г-жо Wills:
тяло
За тялото на вашето писмо направете всеки абзац вляво оправдан (дори и с лявото поле) и оставете линия между параграфите. Вашето писане в тялото на писмото трябва да бъде професионално и до точката: Ясно посочете естеството на писмото, причините за изпращането му и това, което се надявате да спечелите в отговор на писмото. Разделете всяка идея на писмото в отделен параграф. Ако имате повече от една заявка или цел за вашето писмо, посочете ги и двете в уводния си параграф и след това обработвайте всеки поотделно, но поотделно в следващите параграфи. Избягвайте използването на съкращения или съкращения, тъй като те могат да причинят объркване: Посочете точно за какво говорите. Използвайте правилната граматика и правописа и винаги пишете писмото преди да го изпратите.
Затваряне
Приключете бизнес писмото си с „Искрено“ или „Искрено Ваш“. Поставете четири полета в отпечатаното писмо и поставете пълното си име. Влезте в пространството между затварянето и името си. В имейл поставете името си на следващия ред след затварянето.
