Ефективните комуникационни планове добавят стойност към организациите и често правят разлика между успеха и провала на програмите. Но какъв е ефективният комуникационен план? Комуникацията се дефинира като "процес, чрез който се обменя информация между индивидите чрез обща система от символи, знаци или поведение." Ефективното планиране на комуникацията помага да се преодолеят пречките чрез създаване на общ език и формулиране на посланието. Тези планове подпомагат организирането на ключова йерархия на съобщенията и определяне на спецификата на вашата аудитория по отношение на времето и изпълнението.
Планирайте да комуникирате ефективно
Ефективните комуникационни планове поставят основата за управление на посланието, постигане на резултати и измерване на успеха. Плановете определят основите на кой, какво, къде, защо и как за всеки комуникационен проект, програма или компания. Създаването на план ви принуждава да мислите за целите си и да очаквате реакции, включително бариери, преди да станете публични. Комуникационният план също фокусира усилията ви чрез предоставяне на контекст, определяне на приоритети и разработване на съответствие. Тя ви дава възможност да разработите последователно съобщение, което изгражда инерция и е съобразено с използваните медии.
Изграждане на плана
Докато комуникационните планове варират по размер, в зависимост от техния обхват и цел, някои ключови компоненти включват: Анализ на ситуацията. Какъв е проблемът или възможността, която съществува? Как се променя индустрията или фирмата? Стартирате ли нещо ново? Имате ли данни от изследвания или проучвания? Това ли е спешна или кризисна ситуация? Съответни ли са икономическите или политическите фактори? Каква е историята? Идентифицирайте основната и средната аудитория. Какъв е размерът на аудиторията ви? Какво е тяхното познаване на ситуацията? Как ще бъдат осъществени? Дали са възприемчиви? Рационализирайте съобщението. Защо се нуждаят от това съобщение? Въздействате ли на аудиторията си? Помолете ги да предприемат действия? Ще се съпротивляват ли на това? Има ли слоеве към съобщението? Определете разпространението. Как ще достигнете до аудиторията си? Могат ли групите да ви помогнат да съобщите това съобщение? Какви медии се вписват в съобщението ви? Колко бързо трябва да излезе? Какво е предпочитанието на аудиторията ви? Поставяне на цели. Какво се опитвате да постигнете? Как ще разберете, ако го постигнете? Измерима ли е? Колко време трябва да отнеме? Какъв е бюджетът ви? Измерете резултатите. Постигнахте ли целите си? Необходими ли са следващи стъпки? Трябва ли да измервате за определен период от време?
Видове комуникационни планове
В зависимост от вашия бизнес, комуникационните планове обикновено се намират на различни нива на организацията. От корпоративна гледна точка, планът се фокусира върху визията, мисията и стратегиите на бизнеса. Тя може да включва и брандинг на цялата организация. На ниво продукт комуникационните планове могат да помогнат за стартирането на продукт, разширяване на продуктовата линия, изграждане на марка или увеличаване на пазарния дял. Групата за връзки с обществеността търси какво е достойна за новини и как да използва медиите, за да достигне до множество пазари. Тя може да включва и комуникации при кризи, както и връзки с общността. В човешките ресурси акцентът е върху комуникацията между служителите. Как можем да предаваме информация на нашите служители за стратегии, програми, промени и обучение? За отношенията с инвеститорите, целта е да се спечели финансов интерес в компанията, да се изгради репутация в тази общност и да се увеличат рейтингите.
Получаване на думата
С нарастването на медиите, комуникаторите имат много възможности за избор, но познаването на аудиторията е от решаващо значение. Попитайте пазарите си какво често използват. Определете какво изисква вашето съобщение. Спешно ли е? Имате ли нужда от обратна връзка? Изграждате ли общност? Всяко от тях би довело до различна система за дистрибуция. В много случаи е необходимо повече от едно комуникационно превозно средство, за да се гарантира, че съобщението достига до вашия пазар. Общите канали за разпространение включват: Emails Meetings Социални медии (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Уебсайтове / блогове Бюлетини / новинари Презентации Съобщения за пресата Писма Публикации Ръководства Учебни материали Телевизионни радио Видеоматериали / уебкастове Обучителни сесии
Пътни блокове за ефективни комуникационни планове
Един от ключовите фактори за неефективната комуникация е разликата в начина, по който говорим, четем и мислим. Говорим на около 100 думи в минута, четем около 200 думи в минута, но мислите ни работят с повече от 500 думи в минута. Това означава, че можем лесно да се разсейваме. Добавете към това нашия нарастващ списък от входящи имейли, увеличаващия се брой традиционни и онлайн медийни източници и нашите привидно безкрайни срещи. Ефективен план трябва да се справи с тези проблеми чрез събиране на знания за вашите конкретни групи по интереси, получаване на обратна връзка и прилагане на тези данни за разработване на ефективни послания. Това често означава доставяне на това съобщение в много формати с течение на времето.
