Всеки, който е работил за компания, е запознат с ръководствата за политики и процедури и техните по-кратки, по-кратки братовчеди, наръчници на служителите. Наръчниците за политики и процедури служат на две цели - да удовлетворяват правни изисквания, като наемане на работа и екологични въпроси, и да формулират мисията и визията на компанията чрез внимателно обмислени подробни насоки. Една политика очертава това, което компанията иска служителите да направят, за да постигнат организационни цели, а процедурите описват подробно как да изпълнят тези политики. В идеалния случай една компания ще следва проста формула: Създаване на декларации за мисия и визия, разработване на стратегически цели, създаване на подкрепящи политики и изготвяне на тактически процедури за прилагане на политиките.
Елементи, от които се нуждаете
-
Приложими закони
-
Колективни договори, ако има такива
Разработете процес и структура и съберете екип (ако не сте единственият канал на проекта). Вземете решение за отговорностите на членовете на екипа, включително изследвания, писане, правни въпроси, механизми за одобрение и производствени методи. Въпреки че повечето компании предоставят литература за служители в електронен формат, ще трябва да отпечатате и хартиени копия. Определете ръководители на екипи и контакти за всяка стъпка от процеса. Проведете организационна среща, за да решите как физически да изтече ръководството - глава по глава и стъпка по стъпка.
Разгледайте правните аспекти на ръководството. Включете пасажи, които се отнасят до равни възможности, сексуален тормоз, дискриминация и тестване на наркотици. Уверете се, че нито една формулировка в наръчника не нарушава действащите закони или противоречи на трудов договор. Създайте корпоративен правен контакт, за да прегледате и одобрите ръководството за правни въпроси. Небрежността и нередностите са най-често срещаните правни проблеми за компаниите, а ръководствата за политики и процедури са правно обвързващи за компаниите. Повечето нарушения от страна на компаниите са непреднамерени, но ако наръчниците са слабо формулирани, игнорирани или не обясняват ясно последиците от действията на служителите, могат да възникнат правни въпроси.
Включете мисията и визията на компанията и нейната история. Обяснете как политиките и процедурите помагат и подкрепят очертаните ценности.
Пишете за ползите. Включете въпроси, свързани с обезщетения, като социално осигуряване, обезщетения за безработица, обезщетения на работниците, военни съображения (например резервен дълг) и семейни отпуски. Също така очертайте незадължителни обезщетения като ваканции, извънреден труд, комп време, застраховка, планове за придобиване на пенсия и пенсиониране (включително всякакви 401k провизии) и отпуски.
Разработване и поддържане на положителен тон на писане. Установете параметри, в рамките на които служителите могат успешно да постигнат своите цели. Избягвайте, когато е възможно, проксикуларен език. Постоянното съобщаване на служителите за това, което не може или не трябва да създава, създава напрежение, особено когато това е така и не забранява лесно разпознаваемо лошо поведение.
Създайте чернова и прегледайте, коригирайте и редактирайте - след това прегледайте, коригирайте и редактирайте отново.
Изпратете проекта чрез процеса на одобрение. Накарайте няколко служители, които не са членове на екипа, да прочетат наръчника за техния принос.
Направете промени в ръководството след процеса на одобрение и получите окончателно одобрение, ако е необходимо. Подгответе ръководството за производство. Изберете графики или снимки и форматирайте ръководството.
Изгответе ръководството, както на хартиен носител, така и по електронен път. Уверете се, че сте идентифицирали „вратар“ за бъдещи промени.
Съвети
-
Наръчникът на служителите трябва да бъде кратко въведение във вашата компания, с добре дошли, информация за ориентация и кратки обсъждания на правила, очаквания и ползи. Това вероятно ще бъде първото нещо, което служителите ще прочетат (преди ръководството за политиките и процедурите) и не трябва да имитират ръководството по тон или детайлност.
Внимание
Ако служителите на фирмата ви са представени от синдикат, колективният трудов договор често ще служи като основа за повечето политики и процедури. Внимавайте да не противоречите на споразуменията на Съюза с политики и процедури.
