Счетоводните политики и процедури не са едно и също нещо, въпреки че работниците в офиса често бъркат двете. Счетоводните политики представляват насоките или правилата, които определят какво очаква счетоводният отдел в дадена ситуация. Със създаването на политики счетоводният отдел гарантира, че правилата и стандартите на фирмите се поддържат и спазват последователно от всички засегнати лица. Процедурата представлява начинът на уравнението чрез определяне на отделните стъпки, които гарантират поддържането на счетоводните политики на дружеството и въвеждането на вътрешен контрол.
Определете правилата
Когато представяте счетоводната политика и наръчника за процедурите, използвани от счетоводители и други лица в компанията, първо трябва да определите всяко правило или насока като индивидуална политика, която искате хората да следват. Не смесвайте политиките заедно, защото е твърде объркващо. Счетоводните отдели създават политики за паричните потоци, политики за възстановяване на пътни разходи, политики за дребни касови наличности, политики за плащане по сметката или политики за плащане, само за да назовем само няколко. Политиката трябва да дефинира правилото - известно като какво и да включва кой трябва да се придържа към него и защо трябва да се спазва. Политиките и процедурите се поддържат като отделни документи.
Напишете Общ преглед
Всяка политика трябва да включва преглед или обобщение на насоката или правилото. Прегледът е на първо място, с подробна информация, която включва спецификата. Например, един счетоводен отдел може да има политика за дребни парични средства, която да уточнява колко пари ще бъдат предоставени за дребни пари, вида на покупките, които покриват, и заглавието на лицето, което е отговорно за това да се поддържа правилно. Политиката не изброява имената на хората, а по-скоро заглавието или позицията в компанията, отговорна за нея.
Очертайте процедурите
Процедурите са стъпка по стъпка, чрез които хората се придържат към фирмената политика.Например, един счетоводен отдел може да определи политика на паричните потоци, която определя колко оперативни парични средства трябва да бъдат на разположение по всяко време и какво трябва да се случи, ако не е налице. Но за да се гарантира, че политиката се запазва, някой в счетоводния отдел трябва да завърши изравняването на банковата сметка. Процесът на банково съгласуване съдържа подробни стъпки за това как да се извърши банковото изравняване, за да се гарантира спазването на политиката за паричните потоци. За да напишете процедурата, очертайте всяка стъпка, която трябва да се осъществи, включително заглавията на хората, които изпълняват всяка стъпка и какво се случва в следващите стъпки.
Номер на стъпките
Напишете процедури в реда, в който трябва да се изпълнят стъпките. Например, като се използва банковия процес на съгласуване, започнете с първото нещо, което трябва да се случи, като например: банковите извлечения трябва да се предоставят неотворени на счетоводителя. Включете стъпките, които управителят на счетоводството трябва да извърши, преди да предадете действителната работа по съгласуване на някой друг в счетоводството. Това може да включва неща като бърз преглед за несъответствия при проверка, имена на бенефициенти и др.
Ръководство за политика и процедури
Включете списък на заглавията в счетоводния отдел с кратки описания на задълженията, изпълнявани от всяка позиция в компанията в началото на ръководството за политика и процедура. Това спомага за създаването на вътрешен контрол, като същевременно осигурява разделяне на задълженията. Напишете правила на отделни страници, създавайки нова страница или набор от страници за всяка политика. Всяка политика получава собствено заглавие и заглавие в съдържанието, за да улесни хората да ги търсят. След политиката включете всички процедури на техните собствени страници като резервни. Съдържанието може да включва "Политика на паричния поток", като основно заглавие с подзаглавия и техните собствени страници, които включват "Банкови изравнявания", "Общи банкови сметки в Главната книга" или всякакви други процедури, които се прилагат за тази конкретна политика.
