Провеждането на ефективен преглед на бизнес процесите гарантира, че операциите на фирмата Ви дават желаните резултати по най-ефективен начин. Например, може да извършите преглед на бизнес процесите, преди да закупите нов хардуер или софтуер. За да извършите преглед на бизнес процесите, съберете екип от хора, представляващи всички нива на организацията, засегнати от всякакви промени в текущия бизнес процес. Сглобяването на подходящите хора може да ви помогне да идентифицирате проблемите, да определите потенциалните подобрения, да назначите ръководителите на проекти, да внесете бързи поправки и да разработите дългосрочен план.
Картирайте текущия си процес. Избройте критичните бизнес процеси, използвани за производството на вашите продукти и услуги. Обсъдете проблемите в настоящата среда, като например закъснения при получаване на въпроси, свързани с качеството на доставките или доставчиците. Проведете серия от срещи, за да може екипът да обмисли идеи за това защо съществуват проблемите и как да се справят с тях. Проведете изследвания, за да научите как други компании се справят с подобни проблеми. Използвайте безплатни инструменти за картографиране на бизнес процеси, като Gliffy, Bonita Open Solution или Questetra BPM, за да документирате текущия си процес.
Прегледайте документираните бизнес процеси, за да се уверите, че данните точно отразяват начина, по който бизнесът работи. Например, разпространявайте процедури за отстраняване на неизправности на целия персонал, обслужващ повикванията за обслужване на клиенти. Наблюдавайте персонала, използващ процедурите, и отбелязвайте всяко отклонение, за да определите дали персоналът се нуждае от допълнителни умения, знания, обучение или опит, за да може бизнес процесът да работи ефективно.
Идентифицирайте потенциалните промени. Определете как промените могат да окажат влияние върху текущите процедури. Наблюдавайте персонала, изпълняващ задачите, за да потвърдите предположенията. Интервюирайте работниците, за да съберете техния принос за проблемите, пред които е изправена вашата организация. Провеждане на проучване или провеждане на фокус групи за събиране на техните идеи за подобрение. Не предполагайте, че знаете правилното решение, като закупуване на нов хардуер или софтуер, без да разбирате как новата система влияе върху организацията.
Проектирайте нов процес. Реорганизирането на бизнес процесите включва гарантиране, че всички процеси за функциите на компанията се привеждат в съответствие с настоящите стратегически цели. Фина настройка на процеса въз основа на анализа, извършен като част от прегледа на бизнес процесите. Прегледайте новия си процес с екипа, за да определите зависимости между организациите и потенциалните проблеми. Документирайте всички промени, препоръчани от екипа за преглед на бизнес процесите, и публикувайте заключенията в бюлетин, имейл или друг комуникационен механизъм на компанията.
Оценете изпълнението си. Измерете оперативните дейности, като удовлетвореността на клиентите, недостатъците на продукта или разходите, за да определите дали подобренията, генерирани от прегледа, са оказали въздействие. Провеждайте последващи прегледи и съответно коригирайте процесите си, ако не са направени подобрения в рамките на очакваните срокове.
