Повечето компании използват голямо разнообразие от медии, за да комуникират със своите служители, акционери, клиенти и широката общественост. Действителната комуникационна среда обикновено се определя от съдържанието и целта на съобщението и от коя група говорите. Важно е компаниите да се фокусират както върху вътрешната, така и върху външната комуникация. Някои организации наемат професионалисти, които да управляват всичките си комуникации, като медийни плановици, фирми за връзки с обществеността, професионални копирайтъри и рекламни агенции. Други организации имат отдел или физическо лице в рамките на компанията, която обработва цялата комуникация. И в двата случая, колкото по-целенасочено е вашето послание към ниша, толкова по-ефективно ще бъде.
Какво е вътрешна комуникация?
Вътрешната комуникация е всяка информация, споделена със служителите и акционерите, включително борда на директорите на дружеството или акционерите. Вътрешната информация, като например промяна в политиката на компанията, обикновено се запазва частна, защото съобщението е или без значение за външни лица или се предполага, че се съхранява в базата на служителите.
Вътрешните комуникации трябва да се планират и имат за цел да повлияят на знанията, нагласите и поведението на членовете на екипа на вашата компания. Това е начинът, по който една компания изгражда отношения и разбирателство със своите служители на всички нива. Тя може да доведе до производителност, лоялност, иновации и вяра в компанията, така че всички служители да разберат как играят роля в цялостния успех на организацията.
Общи вътрешни комуникации
Повечето вътрешни комуникации се състоят от информация, предавана от работодателя на служителя или от служител на служител. Съдържанието на тези видове комуникации може да включва информация за обучение, промени в управлението, политики и процедури и покани за срещи. Някои често срещани медии за тези видове съобщения включват имейли, бележки, вътрешни уебсайтове, писма, срещи и конферентни повиквания. Акционерите и служителите често получават бюлетини или тримесечни отчети за целите на компанията и финансовата информация. Тя може да бъде полезна при създаването на вътрешни комуникации, за да привлекат самите служители в създаването на съдържанието, така че тя е свързана и уместна, като помага на служителите ви да се чувстват като глас. Когато свършите добре, вътрешните комуникации дават възможност на служителите ви да станат част от вашите външни комуникационни усилия.
Какво е външна комуникация?
Външната комуникация е всяка комуникация с клиенти, потенциални клиенти и обществеността извън вашата организация. Външните съобщения могат да включват информация за нови продукти или за инициатива на компанията. Външните съобщения обикновено се освобождават, за да спечелят клиенти, да се изгради фирмената марка или да се повлияе върху начина, по който обществеността мисли за вашата компания. Вашите външни комуникации могат да спомогнат за поддържането на връзка с общността, както и да помогнат на компанията да събира информация от клиенти и потенциални клиенти. Външните комуникации включват също връзки към доставчици, доставчици, финансиращи организации и други бизнес партньори, които вашата компания може да предостави с продукти или услуги.
Общи външни съобщения
Когато компаниите искат да предоставят информация на клиенти, клиенти или други външни заинтересовани страни, те използват външни комуникации. Организациите използват различни комуникационни средства в зависимост от вида и целта на информацията. Например, електронна поща, печатни, телевизионни и радио реклами информират обществеността за продажба или нов продукт. Съобщения за пресата са официални съобщения, които могат да обявят нов наем на ръководството или инициатива на компанията, като например предстоящ благотворителен търг или професионално събитие, с намерение да получат медийно отразяване. Уебсайтовете и каналите на социалните медии също се считат за част от външната комуникационна платформа на организацията.
Някои компании наемат медийни плановици, за да получат информацията за тяхната компания и тяхната информация в новините. Също така не забравяйте да мислите за служителите си като партньори, когато става въпрос за външни комуникации. Трябва да сте сигурни, че са напълно информирани чрез вашите вътрешни комуникационни методи, за да ви помогнат да комуникирате ефективно с външната си аудитория.
Допълнителни съображения относно средата
Ако отговаряте за планирането на комуникациите на фирмата си, изберете носителя, който съответства на действителното съобщение, независимо дали вътрешен или външен, всеки път, когато трябва да комуникирате. Например, ако информацията, която издавате, е чувствителна или частна, може да се наложи да я обявите на лично заседание, вместо да я излъчвате чрез имейл до всички служители. Ако фирмата ви има голяма продажба, ще искате да използвате реклама, за да информирате обществеността, а не бюлетина на акционера, за да обявите събитието.
Много компании имат както вътрешни, така и външни уебсайтове, които съдържат подходящи съобщения. Като се има предвид коя е вашата аудитория и какво съобщение, което споделяте всеки път, когато общувате, е ключът към успеха на бизнеса. И не забравяйте да не бомбардирате вътрешни и външни аудитории с твърде много комуникации, така че вашите съобщения да не се размиват или игнорират.
